Del presupuesto al pedido, al albarán y a la factura sin volver a escribir

Para convertir un presupuesto en factura sin volver a escribir nada, cada documento de la venta tiene que nacer del anterior: el presupuesto aceptado pasa a pedido, el pedido se sirve con uno o varios albaranes y los albaranes se facturan. Cantidades, precios, descuentos, IVA y retención viajan solos de un paso a otro, y en cualquiera de ellos ves de dónde viene y qué falta. En FactuHub esa cadena se recorre con los botones Convertir en pedido, Crear albarán y Facturar, y el historial de cada documento enlaza con todos los demás.

Ahora bien, no todas las ventas necesitan los cuatro pasos, y meter pedidos y albaranes donde no hacen falta solo te da más papeles que revisar.

¿Qué papel tiene cada documento?

Presupuestos, pedidos y albaranes son documentos comerciales: los creas, los cambias o los anulas sin consecuencias fiscales. La factura no funciona así. Una vez emitida, corregirla exige una rectificativa, y por eso conviene dejarla para el final, cuando ya sabes exactamente qué has entregado.

¿Necesito los cuatro pasos?

Depende de cómo vendas:

• Servicios que se hacen de una vez (una web, una reforma pequeña, una consultoría): presupuesto y factura. El pedido y el albarán sobran.
• Mercancía que entregas en el acto: albarán y factura, o directamente factura.
• Encargos que se preparan y se sirven más tarde, a veces en varias entregas (distribución, hostelería, material de obra): los cuatro. Aquí es donde se nota la diferencia.
• Clientes que reciben varias entregas al mes y pagan una vez: albaranes durante el mes y una factura que los agrupa al final.

Si eres autónomo de servicios y facturas cinco veces al mes, olvídate de los pedidos. Si preparas mercancía, el pedido te quita de encima la hoja de cálculo de «lo que está pendiente de servir», que nunca está al día.

Un ejemplo real: un catering pide jamón, aceite y alcachofas

Delicias del Sur es una SL que distribuye productos gourmet. Un cliente, Catering Eventos Murcia, le pide precio para un evento. La venta va así:

1. El presupuesto P-0001-2026 lleva 12 latas de alcachofas a 6,46 €, 4 jamones ibéricos de cebo a 296,40 € con un 3 % de descuento y 24 botellas de aceite a 7,13 €. Base 1.398,67 €, IVA al 10 % 139,87 €, total 1.538,54 €. El cliente lo acepta.
2. Desde el presupuesto se crea el pedido PV-0003-2026, con las mismas líneas. Los jamones se encargan al proveedor (Ibéricos Dehesa Alta) desde el propio pedido, con un pedido de compra.
3. La primera entrega sale con el albarán ALB-0003-2026, por 1.222,28 €.
4. El resto va en una segunda entrega, con el ALB-0004-2026, por 316,26 €.
5. Al final, una sola factura, la F-0019-2026, recoge los dos albaranes: 1.538,54 €, justo lo presupuestado.

Nadie ha tecleado dos veces el precio del jamón ni el descuento del 3 %. Y si en marzo el cliente pregunta por qué se le facturó eso, desde la factura llegas en dos clics al presupuesto que aceptó.

Cómo convertir un presupuesto en factura en FactuHub

Del presupuesto al pedido

Creas el presupuesto en Ventas → Presupuestos con el cliente, la fecha de Válido hasta y las líneas, y lo mandas por email, por WhatsApp o en PDF (hay más detalle sobre cómo enviar documentos por WhatsApp y email). Cuando el cliente dice que sí, pulsa Marcar aceptado. Desde ahí tienes tres caminos. Con Facturar se crea una factura en borrador con las mismas líneas, y para un servicio no necesitas más. Si vas a preparar la mercancía y servirla más adelante, usa Más → Convertir en pedido. Y si entregas ya, sin pedido de por medio, Más → Generar albarán.

Del pedido a los albaranes

En el pedido, pulsa Guardar y confirmar. En ese momento se reserva el stock en el almacén elegido. Si te falta género, Más → Pedir a proveedor prepara el pedido de compra. Arriba de la ficha está el recuadro Servir y facturar, que propone todo lo pendiente; puedes cambiar las cantidades y servir solo una parte. Pulsas Crear albarán (o Crear factura, si no usas albaranes) y el pedido queda servido en parte hasta que completes el resto.

Las columnas Pedido, Servido y Facturado de cada línea dicen en qué punto está, y las etiquetas de arriba (Entrega y Facturación) lo resumen en pendiente, en parte o completo.

Si el cliente paga una parte por adelantado, desde el pedido o el presupuesto puedes crear una factura de anticipo, por porcentaje o por importe. Cuando hagas la factura final, se descuenta lo ya anticipado.

De los albaranes a la factura

Cada albarán se crea pendiente de entregar. Cuando la mercancía sale, en su ficha pulsas Marcar entregado y los artículos con control de stock salen del almacén. Para facturar, pulsas Facturar en el albarán. Si el cliente tiene más albaranes del mismo mes sin facturar, el programa te ofrece meterlos todos en la misma factura. En el listado de Ventas → Albaranes también puedes marcar varios y usar Facturar seleccionados, que crea una factura en borrador por cliente.

La factura se crea siempre en borrador, para que la revises antes de emitirla. Al emitirla recibe su número definitivo y, si tienes VERI*FACTU activo, se envía a la AEAT con su huella y su código QR. Ninguno de los documentos anteriores se envía.

Errores que evitas trabajando así

• Facturar algo que no se ha entregado o, peor, olvidarte de facturar algo que sí. Los contadores de «entregados sin facturar» y «por facturar» lo dejan a la vista.
• Precios distintos entre la oferta y la factura porque alguien los copió a mano.
• Vender stock que ya estaba comprometido con otro cliente. El pedido confirmado lo reserva.
• Emitir y luego rectificar porque la entrega cambió. Si ajustas el albarán antes de facturar, la factura sale bien a la primera y te ahorras decidir entre rectificativa o anulación.

Si estás empezando con el programa, quizá te venga mejor primero la guía de primeros pasos hasta la primera factura. Las funciones de ventas están resumidas en la página de facturación, y lo relativo a stock, almacenes y reservas en almacén y catálogo. Si además llevas el seguimiento de las ofertas con fases, probabilidad y agentes, mira el CRM.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio hacer albarán antes de la factura?

No. Ninguna norma fiscal obliga a emitir albaranes; el documento con efectos fiscales es la factura. El albarán sirve como prueba de entrega, sobre todo si el cliente lo firma, y para agrupar varias entregas en una sola factura al final del mes. Si entregas y cobras en el acto, puedes facturar directamente.

¿Puedo juntar varios albaranes del mes en una sola factura?

Sí. Es lo que se llama factura recapitulativa: agrupa operaciones hechas en distintas fechas del mismo mes natural para un mismo cliente. Se expide como tarde el último día del mes, o antes del día 16 del mes siguiente si el cliente es empresario o profesional. La fecha de cada entrega debe constar en la factura.

¿Qué diferencia hay entre un presupuesto y una factura proforma?

Los dos carecen de valor fiscal, pero cumplen funciones distintas. El presupuesto es una oferta que el cliente acepta o no. La proforma tiene el aspecto de una factura y se usa para pedir un anticipo, para trámites de aduana o para que el cliente apruebe el gasto antes de la factura real. Ninguno se envía a la AEAT ni cuenta para el IVA.

¿Un presupuesto aceptado obliga al cliente a pagar?

Un presupuesto aceptado por escrito es la prueba de lo que pactasteis: precio, plazos y condiciones. Lo que el cliente paga es la factura, que debe corresponder al trabajo o la mercancía entregados. Si surge un conflicto, ese presupuesto firmado o aceptado por email te ayuda a demostrar el acuerdo, pero para dudas legales concretas consulta con un asesor.

Si hoy pasas los datos del presupuesto a la factura con copiar y pegar, puedes probar FactuHub 30 días gratis con tu próxima venta y recorrer la cadena entera.