Si haces trabajos sueltos para el mismo cliente a lo largo del mes, la forma más cómoda de facturar partes de horas es apuntar cada visita en su parte y emitir una sola factura a final de mes, con una línea por parte. Tu cliente recibe un documento en vez de seis, tú numeras menos facturas y el detalle de cada día sigue a la vista. En FactuHub se hace de dos formas: facturando directamente todos los partes pendientes (una factura en borrador por cliente) o agrupándolos primero en un albarán por cliente y mes, que luego facturas.
¿Se puede hacer una sola factura con trabajos de varios días?
Sí. El Reglamento de facturación permite incluir en una misma factura distintas operaciones hechas a un mismo destinatario, siempre que se hayan realizado dentro del mismo mes natural, y en ese caso la factura se expide como tarde el último día de ese mes. Si tu cliente es una empresa o un profesional, tienes hasta el día 16 del mes siguiente para expedirla. Por eso la factura mensual está tan extendida en el mantenimiento informático, la limpieza o los servicios técnicos.
Eso sí, en la factura tiene que quedar claro qué cobras. Una línea genérica del tipo «Servicios de octubre» cumple lo mínimo, pero trae preguntas. Una línea por visita, con su fecha y sus horas, se revisa en dos minutos y evita llamadas.
¿Por qué apuntar partes en vez de hacer la factura directamente?
Porque a final de mes nadie se acuerda de cuántas horas pasó en cada sitio. El parte se rellena en el momento, normalmente desde el móvil al acabar el trabajo, y recoge la fecha, las horas, el precio por hora, lo que hiciste y el material que usaste. Si además el cliente firma su conformidad en tu pantalla (está contado en partes de trabajo firmados en el móvil), a final de mes nadie discute si fueron dos horas o tres.
Hay otro motivo, menos evidente. Con los partes sabes cuántas horas le dedicas a cada cliente y cuánto te deja cada una. Pasa mucho que el cliente que más factura no es el que más rinde, porque te llama para urgencias de veinte minutos que te parten la mañana.
Un ejemplo: el mes de octubre de Lucía
Lucía, informática autónoma, cobra 35 € la hora. En octubre va cuatro veces a una clínica dental:
| Fecha | Trabajo | Horas | Importe |
|---|---|---|---|
| 3 de octubre | Revisión de equipos | 2,00 | 70,00 € |
| 9 de octubre | Cambio de cableado | 2,50 | 87,50 € |
| 17 de octubre | Copias y actualizaciones | 1,50 | 52,50 € |
| 28 de octubre | Instalación de un puesto nuevo | 3,00 | 105,00 € |
| Base imponible | 9,00 | 315,00 € | |
La factura de final de mes queda así: 315,00 € de base, 66,15 € de IVA al 21 %, menos 47,25 € de retención de IRPF al 15 % (la clínica es una empresa y Lucía factura como profesional), total a cobrar 333,90 €. Si estuviera en sus tres primeros años de actividad y aplicara el 7 %, la retención sería de 22,05 €. Cuatro líneas y el mes entero justificado.
Cómo facturar partes de horas en FactuHub
Los partes están en Ventas → Partes de horas. Con Nuevo parte eliges el cliente y la fecha, escribes las horas, el precio por hora (puedes dejar uno por defecto) y la descripción del trabajo, y añades el material con «+ Añadir material». Si algo va en garantía, desmarcas que se cobre. Desde el móvil se llega con el botón + de abajo, y si estás delante del cliente pulsas «Guardar y pedir la firma»: el cliente ve el trabajo y las horas, sin precios, escribe su nombre, marca que está conforme y firma con el dedo. Desde la ficha del parte descargas después el PDF firmado.
A final de mes tienes dos caminos.
Facturar los partes pendientes de golpe
En el listado de partes, menú Más → Facturar partes pendientes. FactuHub crea una factura en borrador por cliente con todos sus partes pendientes: cada parte es una línea con la descripción, la fecha y las horas, y detrás van los materiales que se cobran. La retención de IRPF sale de tus datos fiscales (y no se aplica si el cliente es un particular) y el vencimiento, del método de pago que tengas por defecto. Las facturas quedan en borrador a propósito: las revisas en Facturas, las emites cuando estén bien y las mandas por email o por WhatsApp.
Ten en cuenta que esta opción recoge todos los partes pendientes, no solo los de un mes. Si el día 2 de noviembre ya has apuntado un parte nuevo y todavía no has facturado octubre, entrará en la misma factura. Para esos casos está el segundo camino.
Pasar los partes a un albarán por cliente y mes
En la misma pantalla, la sección Convertir a albarán agrupa los partes pendientes por cliente y por mes, con las horas y el importe de cada grupo. Pulsas Crear albarán en la fila que quieras y se crea un albarán con una línea por parte. Es la opción buena si quieres cerrar exactamente un mes, o si tu cliente necesita firmar o revisar un albarán antes de recibir la factura. El circuito de albaranes completo está en del presupuesto al albarán y a la factura.
Esos albaranes se facturan desde Ventas → Albaranes. Si un cliente tiene varios albaranes sin facturar del mismo mes, el recuadro «Facturar juntos» te lo muestra y con «Crear una factura» los reúne en una sola factura en borrador. También puedes marcar varios albaranes en la lista y pulsar Facturar seleccionados: sale una factura por cliente.
Una vez facturado, el parte cambia a «Facturado» y ya no se puede modificar. Si lo cambias antes de facturarlo (fecha, horas, precio, material…), la firma del cliente se quita y hay que pedirla de nuevo; facturarlo o pasarlo a un albarán, en cambio, no la quita.
¿Y si el cliente tiene un contrato de mantenimiento?
Si vendes bolsas de horas, el parte puede descontar del contrato en vez de facturarse: al crearlo dejas marcado «Consume horas del contrato de mantenimiento» y las horas se restan de la bolsa del cliente. Esos partes no vuelven a facturarse a final de mes, porque la bolsa ya se cobró. Tienes más detalle en la página de partes y contratos.
Para ver cuánto te deja cada cliente, el botón Rentabilidad del listado de partes te da, por cliente o por contrato, las horas trabajadas, lo facturado, lo pendiente de facturar y el margen una vez descontado el coste de los materiales. Si quieres ver cómo encaja todo esto en el día a día de una autónoma, en este caso práctico de una semana está el recorrido completo, y en facturación el resto de herramientas.
Las horas que no apuntas el día que las trabajas suelen acabar sin cobrarse.
Con los partes de FactuHub apuntas la visita desde el móvil, el cliente firma con el dedo y a fin de mes conviertes todo en una factura por cliente en un par de clics.
Preguntas frecuentes
¿Puedo facturar los partes cada quince días en vez de una vez al mes?
Sí. La factura que agrupa varias operaciones solo exige que sean del mismo mes natural, así que puedes hacer dos al mes si te conviene para cobrar antes. En FactuHub lanzas «Facturar partes pendientes» o creas el albarán el día que quieras; no hace falta esperar a final de mes.
¿Hay que adjuntar los partes firmados a la factura?
No es obligatorio: la factura vale con sus líneas y su descripción. Pero si el cliente es una empresa que revisa cada cargo, mandarle los partes firmados junto a la factura ahorra preguntas. Desde la ficha de cada parte puedes descargar su PDF con la firma.
¿Qué hago si se me quedó un parte de octubre sin facturar?
Factúralo cuanto antes en una factura aparte, con la fecha en que hiciste el trabajo. Mezclarlo con los de noviembre no encaja en la factura que agrupa operaciones, que es solo para un mismo mes. Por eso, si arrastras partes de meses distintos, conviene usar el albarán por cliente y mes.
Si trabajas por horas y estás harto de reconstruir el mes con el calendario y los mensajes del móvil, puedes probar FactuHub 30 días gratis y hacer tu primera factura mensual con los partes de este mes.
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