Un parte de trabajo firmado por el cliente evita la discusión de fin de mes, la del «¿tantas horas?». En FactuHub lo haces desde el móvil al terminar: apuntas las horas, el trabajo y el material, le pasas el teléfono al cliente, él revisa lo que has hecho (sin precios), escribe su nombre, marca que está conforme y firma con el dedo. El parte queda firmado, con fecha y hora, y puedes descargar el PDF o facturarlo cuando quieras.
Para qué sirve un parte de trabajo firmado
El parte no es una factura ni la sustituye. Deja constancia de que hiciste un trabajo concreto, un día concreto, durante unas horas. Si además lo firma el cliente, deja constancia de que en ese momento estuvo de acuerdo.
Donde más se nota es al cobrar. Si a fin de mes facturas veinte horas a una empresa, la persona que te abre la puerta no suele ser la que paga, y tener los partes firmados por su propia gente corta la conversación antes de empezar. También te obliga a apuntarlo todo en caliente: el cable que pusiste, el desplazamiento, esa media hora de más. Lo que no se apunta en el momento casi nunca acaba en la factura. Y si un día hay un desacuerdo serio, tienes algo a lo que agarrarte.
Con eso último, prudencia. La firma con el dedo en una pantalla no es una firma con certificado digital. Lo que sí tienes es una conformidad documentada: quién firmó, cuándo, desde qué dispositivo, y una huella del contenido que firmó. Para el día a día de un técnico o un instalador es más que suficiente; si trabajas con contratos de importe alto o con clientes conflictivos, consulta con tu asesor qué más te conviene guardar.
Cómo se hace en FactuHub, paso a paso
1. Crear el parte al terminar
En el móvil, pulsa el botón + de la barra inferior y elige Parte de horas («Trabajo hecho, con firma del cliente»). En el ordenador está en Ventas → Partes de horas → Nuevo parte. Elige el cliente y la fecha, y escribe las Horas, el Precio/hora y la descripción del trabajo.
Si has usado material, añádelo con + Añadir material. Puedes buscarlo en tu catálogo o escribirlo a mano. Si algo va en garantía y no se cobra, desmarca que se facture: aparecerá en el parte, pero no en la factura.
Si el cliente tiene un contrato de mantenimiento con bolsa de horas, deja marcado Consume horas del contrato de mantenimiento: las horas se descontarán de su bolsa y lo que pase de ella se cobrará como exceso.
2. Pedir la firma
Al crear el parte desde el móvil, el botón dice Crear y pedir la firma y te lleva directamente a la pantalla de conformidad. Desde el ordenador tienes Guardar y pedir la firma, y en cualquier parte ya guardado, el botón Firma del cliente de su ficha.
3. El cliente revisa y firma
Ahora le pasas el móvil al cliente. Arriba ve el Trabajo realizado: el cliente, la fecha, las horas, la descripción y los materiales con sus cantidades. No ve precios. Es deliberado: el cliente da por bueno el trabajo que se ha hecho, y los importes van luego en la factura o en el albarán. Así evitas que la firma se convierta en una negociación del precio en la puerta.
Debajo, en Firma, escribe su Nombre de quien firma (obligatorio), su DNI o NIF si quiere (es opcional) y cualquier comentario en Observaciones. Marca la casilla «Estoy conforme con el trabajo realizado que se describe en este parte», firma con el dedo dentro del recuadro y pulsa Firmar y guardar. Si la firma le sale mal, Borrar limpia el recuadro.
No subestimes las observaciones. Si el cliente escribe «queda pendiente revisar el router de la planta 2», esa nota sale en el PDF firmado y te sirve de recordatorio para la próxima visita.
Qué queda guardado y qué pasa si cambias el parte
Al firmar, FactuHub guarda la imagen de la firma, el nombre y el DNI de quien firma, la fecha y la hora, la IP y el navegador desde el que se firmó, y una huella del contenido del parte en ese momento: fecha, cliente, horas, precio, descripción y materiales. El parte pasa a estado Firmado y desde su ficha descargas el PDF del parte con la firma, el nombre y la fecha y hora.
La firma vale mientras el parte no cambie. Si después modificas cualquiera de esos datos, la huella deja de coincidir, la firma se quita y hay que volver a pedirla. La aplicación te lo avisa antes de editar. En cambio, facturar el parte o pasarlo a un albarán no toca su contenido, así que la firma se mantiene.
Si el cliente no está cuando acabas, el PDF de un parte sin firmar lleva un hueco para «Nombre, DNI y firma», por si prefieres que lo firme en papel.
Un ejemplo: del parte firmado a la factura
Lucía, técnica informática, cambia el cableado de una consulta en una clínica dental. Le lleva dos horas y media y usa dos cables de red de 5 metros. Al terminar crea el parte desde el móvil y la recepcionista lo firma. Esto es lo que queda apuntado, aunque la clínica solo ha visto horas y material:
| Concepto | Cantidad | Precio | Importe |
|---|---|---|---|
| Servicios profesionales | 2,50 h | 35,00 € | 87,50 € |
| Cable de red Cat6 5 m | 2 | 8,00 € | 16,00 € |
| Base | 103,50 € | ||
| IVA 21 % | 21,74 € | ||
| Total con IVA | 125,24 € |
A fin de mes tiene varios partes de esa clínica y dos caminos para cobrarlos. El directo: en el listado de partes, Más → Facturar partes pendientes, que crea una factura en borrador por cliente con todos sus partes pendientes. En la factura se aplica la retención de IRPF que tengas configurada en tus datos. El otro: Convertir a albarán, que agrupa los partes de un cliente y un mes en un albarán, útil si el cliente te pide un albarán mensual antes de la factura. Ese albarán se factura después como cualquier otro, igual que en el circuito de presupuesto, pedido, albarán y factura.
Las facturas que salen de los partes se crean en borrador a propósito: revísalas en Facturas y emítelas cuando estén bien. La retención que se aplica es la de tus datos fiscales; si no tienes claro cuál te toca, repasa cuándo se retiene el 15 %, el 7 % o nada.
Lo que se firma en la puerta ya no se discute en la factura.
En FactuHub el parte se hace en el móvil, el cliente lo firma con el dedo sin ver precios y a fin de mes conviertes los partes de cada cliente en una factura o un albarán. Más detalles en partes y contratos.
Consejos para que los partes funcionen de verdad
Haz el parte antes de recoger las herramientas. En el coche ya no tienes al cliente delante para firmar, y por la noche ya no te acuerdas de si fueron dos horas o dos y media.
Escribe descripciones que entienda alguien que no estaba. «Revisión» no dice nada; «Revisión de los cinco equipos de recepción y actualización del antivirus» sí. La persona que firma no es siempre la que paga, y la que paga leerá el PDF.
Pide la firma a alguien con capacidad para darla. En una empresa, la recepcionista puede valer para un trabajo pequeño; para una instalación grande, mejor el responsable. El nombre de quien firma queda en el PDF.
Si trabajas por horas y quieres ver qué te deja cada cliente, el botón Rentabilidad del mismo listado te dice, por cliente o por contrato, las horas trabajadas, lo facturado, lo que queda por facturar y el margen. Si lo cruzas con lo que necesitas facturar al día para cubrir gastos, enseguida ves qué clientes te salen a cuenta y cuáles no.
Preguntas frecuentes
¿Tiene validez legal un parte firmado con el dedo en el móvil?
Es una firma electrónica sencilla: no lleva certificado, pero deja registrado quién firmó, cuándo, desde qué navegador e IP, y una huella del contenido. Sirve como prueba de que el cliente dio el trabajo por bueno, aunque si hay un conflicto será un juez quien la valore junto con el resto de pruebas. Para trabajos de importe alto, pregunta a tu asesor qué más conviene guardar.
¿El cliente puede firmar el parte desde su propio móvil?
No. La firma se hace en la pantalla de conformidad de tu sesión, en tu móvil o tu tableta, con el cliente delante; FactuHub no manda enlaces para firmar los partes a distancia. Si el cliente no está cuando acabas, descarga el PDF del parte sin firmar, que trae un hueco para nombre, DNI y firma, y que lo firme en papel.
¿Un parte de trabajo cuenta como factura para Hacienda?
No. El parte es un documento entre tú y tu cliente: no tiene número de factura, no se envía a la AEAT y no entra en el IVA ni en el IRPF del trimestre. Lo que cuenta es la factura que generas a partir de los partes. Por eso conviene no dejar partes de un trimestre sin facturar.
¿Se pueden poner en el parte materiales que no se cobran?
Sí. Al añadir un material puedes desmarcar que se facture, por ejemplo si va en garantía. El material sale en el parte, y el cliente lo ve al firmar, pero no pasa a la factura. Así queda constancia de lo que pusiste aunque no lo cobres, y nadie te lo reclama dos veces.
Tienes más sobre partes, bolsas de horas y contratos en partes y contratos, y sobre el resto de la facturación en facturación. Puedes probar FactuHub 30 días gratis en app.factuhub.com/registro y hacer tu primer parte firmado en la próxima visita.
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