Enviar facturas por WhatsApp y por email, y saber si le han llegado al cliente

Puedes enviar facturas por WhatsApp con un enlace al PDF o por email con el PDF adjunto, y las dos formas valen: la ley pide que la factura llegue al destinatario y que guardes una copia, no un canal concreto. Lo que cambia es cómo compruebas después que ha llegado. Con el email sabes si el servidor del cliente lo aceptó o lo rechazó; con WhatsApp ves los dos tics de la conversación. Saber con certeza que el cliente ha abierto el PDF ya es otra historia, y ningún sistema lo garantiza.

¿Puedo enviar facturas por WhatsApp?

Sí. Una factura en PDF enviada por WhatsApp es una factura electrónica igual que la que mandas por email. El Reglamento de facturación (RD 1619/2012) permite expedirlas por medios electrónicos siempre que el destinatario lo acepte, y en la práctica esa aceptación es tácita cuando el cliente la recibe y la paga sin pedirte el papel. Lo que importa es que el documento tenga todos los datos obligatorios, que no se pueda alterar y que tú guardes una copia durante cuatro años.

WhatsApp funciona muy bien con particulares, con negocios pequeños y con cualquiera que mire antes el móvil que el correo. Piensa en el fontanero que factura al acabar la reparación o en el técnico que cierra un parte en casa del cliente. Con empresas medianas el email sigue siendo lo normal, porque la factura suele ir a un buzón de administración (facturas@, contabilidad@) y no a la persona con la que hablas.

Un detalle que se ve a menudo: no mandes la factura como foto ni como captura de pantalla. Una imagen de la factura no es la factura. Manda el archivo o un enlace al PDF original.

Email o WhatsApp: cuándo usar cada uno

Si dudas, haz las dos cosas: email para que quede en el buzón de administración y WhatsApp para que la persona se entere ese mismo día. Un «te acabo de mandar la factura de la reparación, 127 euros» en el chat le ahorra al cliente buscarla entre veinte correos.

¿Se puede saber si el cliente ha abierto la factura?

Los programas de email marketing «detectan» las aperturas con una imagen invisible que se descarga al abrir el correo. Ese método falla mucho. El correo de Apple descarga las imágenes por su cuenta aunque nadie lea el mensaje, así que da aperturas falsas, y muchos gestores de correo de empresa bloquean las imágenes externas, así que hay aperturas reales que nunca aparecen. Para una factura, un dato así no prueba nada y puede confundirte.

FactuHub no cuenta aperturas. Te enseña lo que sí puedes usar: si cada email salió bien o falló, a qué dirección y cuándo, y un registro de cada vez que compartiste la factura por WhatsApp. Si el email falla porque la dirección está mal o el buzón no existe, lo ves en el momento, y no tres semanas después, cuando el cliente te dice que nunca le llegó nada.

Al final, la confirmación que cuenta es el cobro. Si la factura vence y no has cobrado, da igual si la abrió o no: toca recordárselo.

Cómo enviar facturas por WhatsApp y por email en FactuHub

Abre la factura desde Ventas → Facturas. Cuando está emitida y todavía no se ha enviado, el botón de color de arriba es Enviar al cliente. Al pulsarlo se abre una ventana con el email del cliente ya puesto, los emails adicionales de su ficha marcados en copia, un campo de CC opcional, el idioma del documento y un mensaje que puedes cambiar. Debajo aparecen los «Envíos anteriores» de esa factura, con la fecha, la dirección y si salió bien o falló. El PDF va adjunto.

Al lado está el botón WhatsApp. Abre WhatsApp con el teléfono del cliente y un mensaje ya escrito («Hola, Restaurante El Puerto SL. Te envío la factura F-0022-2026 por 127,05 €») seguido del enlace al PDF. Tú revisas y pulsas enviar. El enlace es válido 30 días desde la última vez que lo compartes; si el cliente lo abre más tarde, le sale una página que le pide que te lo vuelva a pedir. En el móvil también tienes «Compartir», que abre el menú del sistema para mandarlo por Telegram, SMS o lo que uses. Si facturas en la calle, la factura exprés desde el móvil acaba justo en estos dos botones.

Cada envío queda apuntado. En el historial de la ficha, el paso «Envío al cliente» pasa a «Enviada al cliente» con la dirección (o «WhatsApp») y la hora, y si la reenvías aparece como «Reenviada al cliente». A partir de ahí el botón de color cambia a «Marcar como cobrada», porque eso es lo siguiente que toca.

Para mandar varias de golpe, en el listado de facturas marcas las casillas y pulsas «Enviar por email», o usas el icono del sobre en cada fila. En el móvil, si deslizas una factura pendiente hacia la izquierda, aparece «Recordar por WhatsApp» con un mensaje de recordatorio de pago.

Todos los emails salen también en Cuenta → Historial de emails, con el total de enviados y fallidos. Desde el detalle de cada uno puedes Reenviar a la misma dirección o a otra, que es lo que harás cuando el cliente te pida que lo mandes a su gestoría.

Qué hacer si el cliente dice que no le ha llegado

1. Mira el historial de la factura. Si el email aparece como fallido, la dirección está mal escrita o el buzón lo rechaza: corrígela en la ficha del cliente y reenvía.
2. Si aparece como enviado, pídele que busque en spam o en promociones y, si es una empresa, que pregunte a quien lleva el buzón de administración.
3. Si tiene prisa, mándale el enlace por WhatsApp desde la misma ficha. Son diez segundos.
4. Para que no te pase con los siguientes, escribe un mensaje por defecto claro (en Mis datos, pestaña Emails) con tu nombre y el concepto, para que no parezca un correo automático cualquiera.

Con VERI*FACTU la factura lleva también su código QR, y el cliente puede comprobar en la sede de la AEAT que está registrada. Eso no sustituye al envío, pero ayuda a que un cliente desconfiado se fíe de un PDF que le llega por WhatsApp. Cómo hace esa comprobación lo explicamos en el artículo sobre el código QR de las facturas VERI*FACTU. Si todavía no has emitido ninguna, empieza por los primeros pasos hasta la primera factura. En la página de facturación tienes el resto de lo que hace la ficha de factura, y en cobros y bancos, cómo seguir lo que te deben.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo tengo para enviar la factura al cliente?

Según el Reglamento de facturación, la factura se remite en el momento de expedirla. Si el cliente es empresario o profesional, tienes hasta el día 16 del mes siguiente a aquel en que se hizo la operación (cuando se devenga el IVA) para hacérsela llegar. En la práctica, cuanto antes la mandes, antes empieza a correr el plazo de pago y antes cobras.

¿Necesito firma electrónica para enviar facturas por email?

No es obligatoria. La normativa pide que se garantice el origen y la integridad de la factura electrónica, y eso puede hacerse con firma o con controles de gestión que permitan relacionar la factura con la operación. Un PDF generado por un programa de facturación, con su registro y su copia guardada, es lo habitual entre autónomos y pymes.

¿Puede el cliente pedirme la factura en papel?

Sí. Para expedir la factura en formato electrónico hace falta que el destinatario lo acepte, así que si un cliente prefiere papel, se lo das impreso. La factura electrónica obligatoria entre empresas que prevé la Ley Crea y Crece cambiará esto en las operaciones entre profesionales cuando entre en vigor su desarrollo.

Si quieres probar a mandar tus facturas por email y por WhatsApp desde la propia ficha, puedes probar FactuHub 30 días gratis.