Contratos de mantenimiento y bolsas de horas que se facturan solos

Un contrato de mantenimiento con bolsa de horas es un acuerdo en el que tu cliente te paga una cuota fija al mes y, a cambio, tiene incluidas unas horas de trabajo. Si usa menos, las pierde o se le acumulan, según lo pactado; si usa más, el exceso se cobra aparte a un precio por hora. Es la fórmula de siempre de informáticos, técnicos de mantenimiento, agencias web, asesores o empresas de climatización que atienden a los mismos clientes todos los meses.

Tú tienes un ingreso previsible y el cliente sabe lo que paga. Lo pesado es la administración: llevar la cuenta de las horas de cada cliente, acordarse de facturar la cuota el día 1 y sumar a mano el exceso. Si eso lo hace el programa, la bolsa de horas deja de dar dolores de cabeza.

¿Qué hay que decidir al montar un contrato de mantenimiento con bolsa de horas?

Antes de pensar en programas, pon por escrito con el cliente estas cinco cosas:

1. La cuota mensual, sin IVA. Por ejemplo, 120 € al mes.
2. Las horas incluidas en esa cuota. Por ejemplo, 5 horas.
3. El precio de cada hora que pase de la bolsa. Suele ser algo menor que tu tarifa normal, para que el contrato le salga a cuenta al cliente. Por ejemplo, 40 €.
4. Qué pasa con las horas que no se usan: se pierden, se acumulan sin límite o se acumulan hasta un máximo.
5. Cómo se termina: con qué preaviso y qué pasa con el último mes.

El arrastre de horas es lo que más discusiones trae. Si acumulas sin límite, un cliente que no te llama en seis meses puede aparecer con 30 horas «a su favor» justo en tu peor semana. Por eso mucha gente elige no arrastrar, o arrastrar con tope (como máximo el equivalente a un mes, por ejemplo).

¿Cómo se factura un contrato con bolsa de horas?

Lo más ordenado es una factura al mes con la cuota y, si lo hubo, el exceso de ese mes. Hay quien factura la cuota por adelantado y el exceso al mes siguiente, pero así cada factura mezcla dos periodos y al cliente le cuesta leerla. Cerrar el mes y facturarlo entero el día 1 del siguiente se entiende mucho mejor.

Detalla en la factura las horas consumidas aunque estén incluidas. El cliente ve el trabajo que le has hecho, y eso justifica la cuota el mes que casi no ha usado nada.

En impuestos, la cuota y el exceso son una prestación de servicios normal: llevan el IVA de tu actividad (el 21 % en la mayoría de los casos) y, si eres profesional y facturas a una empresa o a otro profesional, la retención de IRPF. Cuándo toca el 15 %, el 7 % o ninguna lo tienes en la retención de IRPF en tus facturas.

Un mes de ejemplo

Lucía, informática autónoma, tiene un contrato con la Clínica Dental Sonrisa: 120 € al mes con 5 horas incluidas, 40 € por hora de exceso y sin arrastre. En octubre va tres veces a la clínica y suma 6 horas. La factura que sale el 1 de noviembre queda así:

Si en noviembre solo usa 2 horas, la factura de diciembre será de 120 € de base y las 3 horas sobrantes se pierden, porque el contrato no tiene arrastre. Con arrastre ilimitado, esas 3 horas se sumarían a las 5 de diciembre.

Cómo se hace en FactuHub

Los contratos están en Ventas → Contratos, en la cuenta de autónomo y en la de empresa. El listado muestra cada contrato con su cliente, la cuota, las horas al mes, el tipo de arrastre y si está vigente.

1. Crear el contrato

Pulsa Nuevo contrato, busca el cliente, ponle un nombre (por ejemplo «Mantenimiento informático») y la Fecha de inicio. En Cuota e impuestos escribe la Cuota mensual, el IVA y la Retención IRPF, que se aplica a la cuota y a las horas de exceso (déjala en 0 si el cliente es un particular). En Bolsa de horas indicas las Horas incluidas al mes y el Precio/hora de exceso, y en Arrastre de horas eliges Ninguno, Ilimitado o Limitado (con su máximo).

Ojo con un detalle: todo albarán no facturado de ese cliente entra en la factura mensual del contrato. Si además del mantenimiento le vendes material, aparecerá en la misma factura, con su precio.

2. Apuntar el trabajo en partes de horas

Cada vez que trabajas para el cliente creas un parte en Ventas → Partes de horas con las horas y la descripción. Si el cliente tiene contrato, el parte trae marcada la casilla Consume horas del contrato de mantenimiento, y esas horas se descuentan de su bolsa. Si un trabajo no entra en el contrato (una instalación nueva, pongamos), desmarcas la casilla y se cobra aparte a su precio. El cliente puede firmarte el parte en el móvil, con el dedo, al terminar.

3. Ver cómo va la bolsa

En la ficha del contrato, el bloque Últimos periodos enseña, mes a mes, las horas incluidas, el arrastre que viene del mes anterior, las consumidas y el saldo o el exceso. Mírala a mitad de mes si sospechas que un cliente se va a pasar: mejor avisarle tú que dejar que se entere por la factura.

4. La factura del mes

Cada contrato tiene asociada una factura recurrente mensual (la ves con Ver factura recurrente). El día 1 de cada mes se genera la factura del mes anterior con la cuota, el detalle de los partes incluidos a 0 € y una línea de Horas fuera de contrato si hubo exceso. Por defecto se crea en borrador, para que la revises antes de emitirla; si te fías del cálculo, en la recurrente puedes cambiarlo para que se emita y se envíe sola. Con VERI*FACTU activo, al emitirse se envía a la AEAT como cualquier otra factura. Y si el cliente te paga por domiciliación, esa factura entra en tu siguiente remesa SEPA.

5. Cuando el cliente se va

Pulsa Finalizar contrato e indica la fecha de fin: el último mes se factura con normalidad. Los contratos no se pausan; si el cliente vuelve más adelante, se crea uno nuevo.

¿Contrato con bolsa o factura recurrente simple?

Si cobras una cuota fija y el trabajo no se mide en horas (un hosting, una licencia, una iguala de asesoría sin límite), te basta una factura recurrente normal. El contrato con bolsa tiene sentido cuando las horas importan: quieres que el cliente vea lo que consume y cobrar lo que se pasa sin calcularlo tú. Y si trabajas por horas sin cuota fija, lo tuyo es juntar los partes del mes en una sola factura. Tienes el circuito completo de partes, firma y contratos en partes y contratos.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cobrar la cuota del mantenimiento por adelantado?

Sí, si así lo pactas con el cliente. En FactuHub, la factura del contrato se genera el día 1 con el mes anterior ya cerrado, que es lo que permite sumar el exceso. Si prefieres cobrar la cuota por adelantado y no mides horas, una factura recurrente normal te encaja mejor.

¿Qué pasa con las horas no usadas si el cliente cancela el contrato?

Lo que diga el contrato. Si no lo habéis pactado, es fácil que acabe en discusión, así que escríbelo desde el principio: que se pierdan o que se compensen en el último mes. En FactuHub, al finalizar el contrato el último mes se factura con normalidad.

¿Un contrato de mantenimiento lleva retención de IRPF?

Depende de tu actividad. Si es profesional (de la sección segunda del IAE) y facturas a una empresa o a otro autónomo, sí lleva retención. Si tu actividad es empresarial, normalmente no. Revisa tu epígrafe o pregúntalo a tu gestoría, y configura la retención en el contrato según el caso.

¿Cómo sabe el cliente cuántas horas ha gastado?

En cada factura mensual aparecen los partes del mes detallados a 0 € y, si se pasó, la línea de horas fuera de contrato. Si además te firma los partes en el móvil al terminar cada visita, tiene constancia del trabajo el mismo día. Un aviso a mitad de mes evita sorpresas.

Puedes probar FactuHub 30 días gratis, dar de alta el contrato de tu cliente más habitual y comprobar a final de mes si la factura sale como la habrías hecho tú.