Mandatos SEPA: cómo pedir la firma al cliente con un enlace

Para cobrar a un cliente por recibo domiciliado necesitas que antes te firme un mandato SEPA, la orden de domiciliación que autoriza los cargos. La forma más rápida de conseguirlo es mandarle un enlace: el cliente lo abre en el móvil, escribe su IBAN, firma con el dedo y a ti te llega el mandato firmado con su PDF. Te ahorras escanear papeles y los correos de ida y vuelta pidiendo el número de cuenta.

Qué es un mandato SEPA y por qué no basta con tener el IBAN

Tener el número de cuenta de un cliente no te autoriza a cargarle nada. Lo que te autoriza es el mandato, un documento en el que el cliente (el deudor) te da permiso a ti (el acreedor) para enviar recibos a su banco, y a su banco para pagarlos. Sin él, tu banco no debería aceptar la remesa, y si un recibo se cuela, el cliente tiene mucho más tiempo para pedir que se lo devuelvan.

Un mandato lleva siempre los mismos datos:

• Tu nombre, tu dirección y tu identificador de acreedor (en España suele ser ES, dos dígitos de control, tres caracteres de sufijo y tu NIF).
• Una referencia única del mandato, que viaja con cada recibo que cobres con él.
• El nombre del titular de la cuenta del cliente y su IBAN.
• El tipo de pago (recurrente o único), la fecha y la firma.
• El texto legal con los derechos del deudor, entre ellos el de pedir a su banco que le devuelva un recibo en las ocho semanas siguientes al cargo.

Por ese derecho de devolución merece la pena guardar bien el mandato. Si un cliente devuelve un recibo diciendo que nunca autorizó el cargo, lo que te protege es poder enseñar la orden firmada.

CORE o B2B: cuál usar con tus clientes

Hay dos esquemas de adeudo SEPA. El CORE es el general y vale para cualquier cliente, particular o empresa. El B2B es solo entre empresas: el cliente renuncia a la devolución de las ocho semanas, pero a cambio tiene que registrar el mandato en su propio banco antes del primer cargo, y eso retrasa mucho el arranque.

Si cobras cuotas, mantenimientos o suministros, casi seguro te basta con el CORE. Es el que usa FactuHub: los mandatos firmados desde la aplicación son CORE y recurrentes, así que con una sola firma puedes cargar todos los recibos que vengan después.

Pedir la firma del mandato SEPA con un enlace, paso a paso

Pongamos el caso de Delicias del Sur, una distribuidora de alimentación que sirve cada semana a un hotel de Cartagena. El hotel paga a 30 días por transferencia y casi siempre tarde, y la SL ya está cansada de reclamar facturas vencidas. Le propone pasar a recibo domiciliado el día 5 de cada mes y el hotel acepta. Falta la firma.

En FactuHub se pide desde la ficha del cliente, en Ventas → Clientes. En la columna de la derecha está el bloque Mandato SEPA. Si el cliente no tiene ninguno, pone «Sin mandato» y aparecen dos botones.

1. Pulsa Solicitar firma. Si el cliente tiene email en su ficha, le llega un correo con el enlace. Si no lo tiene, o prefieres mandarlo por WhatsApp (como haces con las facturas, ver enviar facturas por WhatsApp o email), copia el Enlace para el cliente que aparece en el bloque y envíaselo tú.
2. El cliente abre el enlace y ve la orden de domiciliación con tu nombre (y tu logo, si lo usas en tus facturas), la referencia y el texto legal completo.
3. Escribe el nombre del titular de la cuenta y el IBAN; el BIC es opcional. La página comprueba que el IBAN es válido antes de dejarle seguir.
4. Marca «He leído y acepto la orden de domiciliación», firma con el dedo dentro del recuadro (o con el ratón, si está en el ordenador) y pulsa Firmar.

Nada más firmar, el cliente recibe por email su copia del mandato en PDF y a ti te llega un aviso. En la ficha, el bloque pasa a Firmado, con la referencia, el IBAN enmascarado y la fecha de firma, y puedes Descargar PDF.

Con la firma se guardan también los datos que te pueden hacer falta ante una reclamación: fecha y hora, IP y dispositivo desde el que se firmó, y una huella del texto legal exacto que el cliente aceptó.

Cuánto dura el enlace y qué pasa si el cliente no firma

El enlace caduca a los 30 días. Mientras tanto, el bloque muestra Pendiente de firma con la fecha de envío y la de caducidad. Si el plazo pasa sin firma, pulsa Solicitar nueva firma y se crea un enlace nuevo.

Cuidado con esto: si el cliente ya tenía un mandato firmado y pides una nueva firma (porque ha cambiado de banco, por ejemplo), el anterior deja de valer en ese momento, hasta que firme el nuevo. Si tienes una remesa a punto de salir, espera a que esté firmado antes de pedir el cambio.

Si el cliente ya no quiere pagar por recibo, escribe el motivo y pulsa Revocar. Y si pasan más de 36 meses sin que uses un mandato para cobrar, caduca: la ficha lo marca como caducado y necesitarás una firma nueva para volver a cargarle.

Si ya tienes mandatos firmados en papel

Muchas empresas llevan años cobrando por recibo con mandatos en papel, y no hace falta volver a pedírselos a todos. En el mismo bloque, abre Registrar mandato en papel, pon el titular, el IBAN y la Fecha de firma, adjunta el documento escaneado (PDF, JPG o PNG) y pulsa Guardar mandato en papel. Si ya has cobrado algún recibo con ese mandato, marca Ya he cobrado con este mandato e indica la fecha del último cobro, para que el siguiente recibo salga como recurrente y no como primero.

Puedes mantener la referencia que ya usabas con tu banco. Si la dejas vacía, la aplicación genera una nueva.

Del mandato a la remesa

Con el mandato firmado, las facturas pendientes de ese cliente aparecen solas cuando preparas una remesa en Cobros y pagos → Remesas SEPA. La primera vez tendrás que rellenar tus Datos de cobro SEPA: tu IBAN y el identificador de acreedor que te da tu banco.

Al crear la remesa eliges la fecha de cargo (un día hábil a partir de mañana), marcas los recibos y generas el fichero XML que subes a tu banca online. Si un cliente tiene facturas pendientes pero no tiene mandato, la remesa te avisa y puedes pulsar Solicitar firma desde ahí mismo. El proceso completo, con las devoluciones, está en cómo cobrar recibos con remesas SEPA.

Para la primera remesa de cada cliente, avísale unos días antes de cuánto le vas a cargar y cuándo. Las normas del adeudo SEPA prevén esa notificación previa, y es la mejor forma de evitar devoluciones por sorpresa, que tu banco te cobra en comisiones.

Preguntas frecuentes

¿El mandato SEPA tiene que estar firmado a mano?

No. Las normas del adeudo SEPA admiten el mandato en formato electrónico. Lo que importa es poder demostrar que el cliente lo aceptó: sus datos, la fecha, el texto que vio y la firma. Por eso conviene guardar esas evidencias junto al mandato. Los firmados en papel siguen valiendo, y puedes escanearlos y tenerlos en la ficha del cliente.

¿Necesito un identificador de acreedor para cobrar recibos?

Sí. Es el código que te identifica como acreedor en todos los adeudos SEPA y lo tienes que pedir a tu banco antes de la primera remesa. En España se forma a partir de tu NIF con un prefijo, dos dígitos de control y un sufijo. Sin él no puedes generar el fichero de la remesa.

¿Cuánto tiempo hay que guardar un mandato SEPA?

Mientras lo uses y también después de revocarlo o de dejar de cobrar con él. Durante 13 meses desde un cargo, el cliente puede reclamar a su banco si dice que no lo autorizó, y el mandato es tu prueba. Guardarlo varios años más, junto con las facturas, es lo prudente. Tu banco te puede pedir una copia en cualquier momento.

¿Sirve el mismo mandato si el cliente cambia de cuenta?

Las normas permiten modificar la cuenta de un mandato, pero lo más limpio es que el cliente firme de nuevo con el IBAN nuevo. En FactuHub se hace con Solicitar nueva firma. Recuerda que el mandato anterior deja de valer en ese momento, así que pídelo cuando no tengas una remesa a punto de salir.

Tienes más sobre lo que FactuHub hace para sociedades en la página de empresas (y si dudas entre facturar como autónomo o como SL, en facturación de una SL frente a un autónomo). Puedes probar FactuHub 30 días gratis y pedirle el mandato a un cliente de confianza para ver cómo lo recibe.