Para reclamar una factura impagada, lo que mejor funciona es subir el tono poco a poco y dejarlo todo por escrito: un recordatorio amable el primer día, un extracto con todo lo que te debe a la semana, una llamada, un requerimiento formal (burofax) si sigue sin pagar y, al final, el proceso monitorio en el juzgado. La mayoría de impagos de un autónomo se arreglan en los dos primeros pasos, siempre que reclames pronto y sepas exactamente qué te deben.
Primero, saber qué te deben y desde cuándo
Parece obvio, pero muchos autónomos descubren un impago tres meses tarde, cuando revisan el banco para el trimestre. Cuanto más tiempo pasa, más cuesta cobrar: el cliente ya ha cerrado su mes, la factura se le ha traspapelado o, en el peor caso, anda justo de liquidez y paga antes a quien más le aprieta.
Así que lo primero es tener a la vista cada factura con su fecha de vencimiento. Una factura «pendiente» pasa a «vencida» en cuanto se supera esa fecha, y desde ese día ya puedes reclamarla. Si no pusiste vencimiento ni pactasteis nada, entre empresas y autónomos la ley de morosidad (Ley 3/2004) fija un plazo de pago de 30 días, que por pacto se puede ampliar hasta un máximo de 60.
Un detalle que ayuda más de lo que parece: saber que la factura llegó. Si la mandaste por email desde el programa, puedes comprobar si se entregó, como contamos en enviar facturas y saber si le han llegado al cliente. «No me llegó» es la excusa más repetida, y se acaba ahí.
Cómo reclamar una factura impagada paso a paso
Un caso concreto. Lucía, autónoma de servicios informáticos, le hizo a un restaurante una instalación por 137,80 € el 15 de septiembre, con vencimiento a 15 días. Estamos a mediados de octubre y no ha cobrado. El orden que suele funcionar es este:
- Al día siguiente del vencimiento, un recordatorio por email. Corto y sin reproches, con el número de factura, el importe y la fecha en que venció. Muchas veces es un despiste y pagan esa misma semana.
- Una semana después, el extracto de cuenta: un PDF con todas las facturas pendientes de ese cliente, lo cobrado y lo que falta. Si te debe más de una factura, se entiende mejor que varios recordatorios sueltos.
- A los 15 días, una llamada. Habla con quien paga (administración, no con quien te contrató) y pide una fecha concreta. Si te piden aplazarlo, mejor un calendario por escrito que dejarlo en el aire.
- Al mes, el requerimiento formal. Un burofax con certificación de contenido y acuse de recibo, reclamando la cantidad y dando un plazo (por ejemplo, 10 días). Es tu prueba de que has reclamado, y muchas empresas pagan al recibirlo.
- Si sigue sin pagar, el proceso monitorio. Es el procedimiento judicial pensado para deudas de dinero documentadas, como una factura. Para presentar la petición inicial no hace falta abogado ni procurador. Si el deudor se opone, el asunto pasa a juicio, y ahí sí conviene que te asesore un abogado. Las normas procesales cambiaron en 2025, así que antes de ir al juzgado comprueba los requisitos actuales.
Con importes pequeños como el de Lucía, el monitorio rara vez compensa el tiempo, pero saber que existe te da seguridad para mandar el burofax. Con facturas de varios miles de euros, no lo dejes pasar.
¿Puedo cobrar intereses y gastos de cobro?
Sí, si tu cliente es una empresa u otro autónomo. La Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad te permite reclamar, sin avisarle antes, el interés de demora (el tipo del Banco Central Europeo más ocho puntos, que se publica cada semestre en el BOE) y una indemnización fija de 40 € por los costes de cobro. El texto está en el BOE.
Con un cliente particular esta ley no se aplica. Ahí solo puedes reclamar intereses si los pactasteis o, en su caso, los legales.
En la práctica, muchos autónomos mencionan los intereses y los 40 € en el burofax como argumento y luego renuncian a ellos si el cliente paga el principal. Es una decisión comercial: si quieres seguir trabajando con ese cliente, a veces compensa ser flexible.
Cómo se hace en FactuHub
Ver lo vencido en Tesorería
En Cobros y pagos → Tesorería tienes arriba tres totales: Pendientes, Vencidos y Cobrados. Cada factura que emites crea su apunte de cobro según su método de pago (contado, a 30 días, en plazos…). La pestaña Vencidos enseña solo lo que ya ha pasado de fecha, con el cliente, el vencimiento y el importe.
Si usas FactuHub en el móvil y activas los avisos, cada mañana a las 9:00 te llega un resumen con las facturas que vencen y las vencidas sin cobrar, solo los días en que hay alguna. Así no te enteras tarde.
Reclamar desde la lista de clientes
En Ventas → Clientes, la columna Pendiente muestra lo que te debe cada cliente, con una marca si hay algo vencido, y arriba ves el total pendiente de cobro y cuántos clientes te deben. Ordena por esa columna y tendrás a los deudores arriba.
En el menú ⋯ de la fila de un cliente que te debe dinero hay tres opciones. Reclamar cobro por email manda un recordatorio de pago por cada factura que tiene por cobrar, en el idioma del cliente. Enviar extracto de cuenta manda un solo email con un PDF que lista todas sus facturas pendientes, lo cobrado y lo que falta. Y Ver extracto (PDF) te lo descarga para adjuntarlo tú, imprimirlo o tenerlo delante en la llamada.
Para mandar el extracto a todos los que te deben a la vez, pulsa Enviar extractos por email; los clientes sin email se saltan. Ninguno de estos envíos es automático: salen cuando tú los pulsas, así que un cliente que ya te ha pagado no va a recibir un recordatorio por error.
La ficha del cliente
Dentro de la ficha del cliente, el bloque Resumen muestra lo facturado y lo Pendiente de cobro, con los botones Ver extracto y Enviar extracto. Arriba hay accesos directos para llamar, escribir por WhatsApp o mandar un email, y en Documentos ves sus facturas con el estado de cada una.
Cada recordatorio y cada extracto que envías queda en el Historial de emails de tu cuenta, con la fecha y si llegó o falló. Si acabas en un burofax o en el juzgado, ese historial demuestra cuándo reclamaste.
Cuando por fin te paguen, márcalo con la ✓ de la fila en Tesorería o, si importas el extracto del banco, concilia el movimiento en Bancos. Hay más sobre esto en la página de cobros y bancos.
Lo que no ves vencido, no lo reclamas.
Con FactuHub cada factura tiene su vencimiento en Tesorería, sabes qué cliente te debe qué y le mandas el extracto en dos clics, con el envío guardado por si un día hace falta demostrarlo. Los planes van por facturas al mes y están en precios.
¿Y si no cobro nunca? Recuperar el IVA
Lo que más duele de un impago es que el IVA de esa factura ya lo has ingresado en tu modelo 303, y sigue contando en lo que le debes a Hacienda aunque el dinero no haya entrado. La ley del IVA (artículo 80) permite recuperarlo con una factura rectificativa cuando el crédito se considera incobrable: tienen que haber pasado seis meses o un año desde el devengo (según el volumen de tu negocio), haberlo reclamado judicialmente o por requerimiento notarial, y hacer la rectificativa y comunicarla a la AEAT dentro de los plazos que marca la norma, que son cortos.
En FactuHub, al crear la rectificativa eliges la causa R3 · Créditos incobrables (art. 80 Cuatro LIVA). Como los requisitos son estrictos, revisa el caso con tu asesor antes de hacerla. Un burofax no basta para esto: tiene que ser reclamación judicial o notarial.
Cómo evitar el siguiente impago
- Pon siempre un vencimiento claro en la factura y el IBAN bien visible.
- Con clientes nuevos y trabajos grandes, pide un anticipo antes de empezar.
- Si un cliente paga tarde dos veces, cóbrale por adelantado o domicilia sus recibos con mandato SEPA. Cómo se hace, en remesas SEPA para cobrar a clientes domiciliados.
- Reclama el primer día. Un recordatorio a tiempo funciona mucho mejor que un burofax a los tres meses.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tengo para reclamar una factura?
Depende del tipo de deuda. El plazo general de las acciones personales del Código Civil es de cinco años, pero algunos casos tienen plazos más cortos, como los tres años del artículo 1967 para ciertos servicios profesionales o ventas a particulares. Una reclamación extrajudicial por escrito, como el burofax, interrumpe la prescripción. Si la deuda es antigua, consúltalo con un abogado.
¿Tengo que pagar el IVA de una factura que no me han pagado?
En el régimen general, sí: el IVA se declara en el trimestre en que se emite la factura, la cobres o no. Solo te libras si estás en el régimen especial del criterio de caja, en el que declaras el IVA cuando cobras. Si el impago se alarga, queda la vía de la rectificativa por crédito incobrable.
¿Puedo reclamar una factura si no firmé contrato con el cliente?
Sí. El monitorio admite como prueba la propia factura, los albaranes, un presupuesto aceptado o los emails en los que el cliente te encarga el trabajo. Cuanta más documentación tengas del encargo y de tus recordatorios, más fácil será demostrar la deuda si el cliente se opone.
Si quieres tener los cobros pendientes a la vista y reclamar con un par de clics, puedes probar FactuHub 30 días gratis en app.factuhub.com/registro.
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