Las remesas SEPA son ficheros que agrupan los recibos que quieres cobrar a tus clientes por domiciliación bancaria. Subes el fichero a tu banca online, el banco carga cada recibo en la cuenta del cliente en la fecha que indicas y te abona el total. Para hacerlo necesitas un identificador de acreedor que te da tu banco, un mandato firmado por cada cliente y un programa que genere el fichero en el formato que el banco acepta (el XML del estándar SEPA).
Si cobras cuotas fijas cada mes, como mantenimientos, alquileres de equipos o servicios de limpieza, domiciliar te ahorra perseguir transferencias. Si tus clientes pagan cada uno cuando quiere y por importes distintos, también sirve, aunque el ahorro se nota menos.
¿Qué necesitas antes de emitir el primer recibo?
El identificador de acreedor SEPA
Es el código que te identifica como alguien autorizado a cobrar por adeudo directo. Se pide al banco, que suele darlo junto con el contrato del servicio de remesas. Pregunta las condiciones y la comisión por recibo, porque cada banco tiene las suyas. En España tiene esta forma: ES, dos dígitos de control, un sufijo de tres caracteres (normalmente 000) y tu NIF. Para un autónomo con NIF 12345678Z quedaría algo como ES5800012345678Z.
El mandato de cada cliente
El mandato es la orden de domiciliación: el documento en el que tu cliente te autoriza a cargar recibos en su cuenta. Lleva una referencia única, los datos de las dos partes, el IBAN del cliente y su firma. Sin mandato no puedes cobrarle por recibo, y si lo haces y el cliente reclama, su banco le devolverá el dinero.
Guarda los mandatos mientras los uses y un tiempo después. Son tu prueba si un cliente dice que no autorizó un cargo.
El esquema: básico (CORE) o empresa (B2B)
Hay dos esquemas de adeudo directo. El básico, o CORE, vale para cualquier cliente, particular o empresa, y es el que usa casi todo el mundo. El B2B es solo entre empresas, obliga al cliente a registrar el mandato en su propio banco y no le deja pedir la devolución de un cargo autorizado. Para cobros grandes tiene su interés, pero ponerlo en marcha cuesta más. Los ficheros que genera FactuHub son del esquema básico.
¿Cuándo puede el cliente devolver un recibo?
En el esquema básico, tu cliente puede pedir a su banco la devolución de un recibo autorizado sin dar explicaciones durante las 8 semanas siguientes al cargo. Si el cargo no estaba autorizado (no había mandato), el plazo llega a 13 meses. Eso no te deja sin cobrar: la factura sigue siendo una deuda, solo que tendrás que reclamarla por otra vía.
Las devoluciones llegan con un código que indica el motivo. Estos son los que más vas a ver:
| Código | Qué significa | Qué hacer |
|---|---|---|
| AM04 | Saldo insuficiente | Llamar al cliente y volver a pasar el recibo en otra remesa |
| MD06 | El cliente ha pedido la devolución | Hablar con él: puede que no esté de acuerdo con la factura |
| MS02 | El cliente lo rechaza sin dar motivo | Lo mismo que en el caso anterior |
| MD01 | No hay mandato válido | Pedir un mandato nuevo antes de volver a cobrar |
| AC04 | Cuenta cancelada | Pedir un IBAN nuevo y un mandato nuevo |
Un ejemplo de mes normal
Lucía es informática autónoma y tiene tres clientes con un contrato de mantenimiento de 60 € al mes. Con el 21 % de IVA (12,60 €) y la retención de IRPF del 15 % (9 €), cada factura sale por 63,60 €. Antes enviaba la factura y esperaba la transferencia, que llegaba cuando llegaba. Ahora tiene los tres mandatos firmados y, a principios de mes, prepara una remesa con las tres facturas: 190,80 € en total, con fecha de cargo un día hábil cercano.
Ese mes, la Academia de Idiomas Alba devuelve su recibo con el código AM04 (saldo insuficiente). Lucía lo marca como devuelto, la factura vuelve a quedar pendiente y, después de hablar con la academia, la mete en la remesa siguiente. Los otros dos recibos quedan cobrados sin que ella haya tenido que revisar el banco movimiento a movimiento.
Cómo se hacen las remesas SEPA en FactuHub
Las remesas están en Cobros y pagos → Remesas SEPA, tanto en la cuenta de autónomo como en la de empresa (las diferencias entre las dos están en lo que cambia al facturar como SL). El mismo módulo sirve para pagar a varios proveedores por transferencia, pero aquí va solo el cobro.
1. Datos de cobro y mandatos
La primera vez, despliega Datos de cobro SEPA, escribe tu IBAN y tu identificador de acreedor y pulsa Guardar datos de cobro. Si el identificador no tiene la forma correcta, la aplicación te avisa antes de generar nada.
Después, en la ficha de cada cliente (Ventas → Clientes) tienes el bloque Mandato SEPA. Con Solicitar firma, al cliente le llega un email con un enlace para firmar el mandato e indicar él mismo su IBAN; si no tiene email, copias el enlace y se lo mandas por donde quieras. Si ya te lo firmó en papel, usa Registrar mandato en papel, pon la fecha de firma y adjunta el escaneo.
2. Crear la remesa y añadir recibos
Pulsa Nueva remesa, ponle un nombre (por ejemplo «Cuotas 10/2026»), elige Cobro a clientes (adeudo directo) y la Fecha de cargo, que tiene que ser un día hábil a partir de mañana. Al pulsar Crear remesa aparece la lista Recibos pendientes de clientes con mandato: marcas los que quieras y pulsas Añadir seleccionados.
Solo salen los recibos que vencen hasta la fecha de cargo, y si una factura tiene varios plazos se cobra plazo a plazo. Los clientes con facturas pendientes que todavía no tienen mandato aparecen aparte, con un botón Solicitar firma al lado para que no se te escapen. La aplicación distingue sola si es el primer cobro con ese mandato o uno de los siguientes (las secuencias FRST y RCUR que pide el estándar), así que de eso no tienes que acordarte.
3. Generar el fichero y subirlo al banco
Pulsa Generar XML y después Descargar XML. Ese fichero lo subes en tu banca online, normalmente en un apartado llamado «Remesas», «Ficheros» o «Adeudos». Cuando lo hayas subido, vuelve y pulsa La he subido al banco. Si el banco rechaza el fichero, hay un botón para indicarlo y corregir la remesa.
4. Confirmar el cobro y gestionar devoluciones
A partir del día de cargo pulsa Confirmar cobro y todas las facturas de la remesa quedan cobradas. Si importas el extracto del banco, también puedes hacerlo al conciliar el movimiento del abono, que llega como un único ingreso por el total.
Si un recibo vuelve, abre Marcar como devuelto en su línea y elige el código de motivo. La factura pasa a pendiente para que la vuelvas a cobrar. Con MD01 (sin mandato válido) y AC04 (cuenta cancelada) el mandato deja de valer, porque volver a pasar el recibo con él solo traería otra devolución: tendrás que pedir una firma nueva.
Las cuotas de cada mes se cobran con un fichero y unos pocos clics.
FactuHub guarda los mandatos firmados, genera el XML para tu banco y deja las facturas cobradas o devueltas sin que tengas que repasarlas una a una.
Errores que conviene evitar
- Cobrar sin avisar. Lo correcto es que el cliente sepa con antelación cuánto y cuándo se le va a cargar; enviarle la factura por email o WhatsApp antes de la fecha de cargo suele bastar.
- Poner una fecha de cargo demasiado cercana. Si el banco no llega a procesar el fichero a tiempo, lo rechazará. Deja un par de días de margen.
- Pedir una firma nueva sin necesidad. Al solicitarla, el mandato actual deja de valer hasta que el cliente firme el nuevo.
- Olvidarse de las devoluciones. Si no las marcas, la factura sigue figurando como cobrada y tu previsión de caja te engaña.
Preguntas frecuentes
¿Puede un autónomo cobrar recibos por domiciliación bancaria?
Sí. No hace falta ser una sociedad: basta con pedir a tu banco el identificador de acreedor SEPA y contratar el servicio de remesas. Con eso y los mandatos de tus clientes puedes generar los ficheros. En FactuHub las remesas están disponibles en el panel de autónomo y en el de empresa.
¿Cuánto cobra el banco por cada recibo de una remesa?
Depende de tu banco y de lo que hayas negociado. Suele haber una comisión por recibo emitido y otra por cada devolución, y algunos bancos cobran también por el servicio. Pregúntalo antes de firmar el contrato de remesas y compáralo con lo que te cuesta perseguir transferencias cada mes.
¿Qué diferencia hay entre una remesa SEPA y una transferencia?
En la transferencia es el cliente quien decide cuándo te paga. En la remesa eres tú quien pide el cargo en su cuenta en la fecha que eliges, con su autorización previa (el mandato). Por eso la remesa da más control sobre los cobros periódicos, aunque el cliente puede devolver el recibo en las 8 semanas siguientes.
¿Qué pasa si un cliente cambia de cuenta bancaria?
Necesitas su IBAN nuevo y un mandato nuevo. En FactuHub pulsas Solicitar firma en su ficha y el cliente firma desde el enlace indicando la cuenta nueva. Ten en cuenta que, desde que lo solicitas, el mandato anterior deja de valer hasta que firme el nuevo.
Si quieres ver cómo encajan las remesas con el resto de los cobros, en cobros y bancos tienes lo que hace FactuHub con tu tesorería, y en partes y contratos cómo salen solas las facturas de cuotas que luego cobras por remesa. Puedes probar FactuHub 30 días gratis y preparar tu primera remesa con tus propios clientes.
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