Para entrar en los gastos deducibles del autónomo, un gasto tiene que cumplir cuatro condiciones a la vez: está relacionado con tu actividad, lo puedes justificar con una factura a tu nombre y con tu NIF, lo tienes apuntado en tu libro de gastos y corresponde al periodo en que lo declaras. Si falla una, Hacienda puede rechazarlo en una comprobación. Y lo que más líos da: el IVA y el IRPF no siempre van de la mano. hay gastos que te deduces en el IRPF y cuyo IVA no recuperas, y al revés.
Todo lo que sigue vale para autónomos en estimación directa, que son la gran mayoría. Si estás en módulos, tus gastos reales no cuentan para el IRPF.
Gastos deducibles del autónomo que entran casi siempre
Si tienes la factura y están ligados al negocio, nadie te los va a discutir:
- La cuota de autónomos de la Seguridad Social.
- El alquiler del local u oficina donde trabajas (con su retención del 19 %, que ingresas tú con el modelo 115).
- La gestoría, el abogado o cualquier profesional que te preste servicios para la actividad.
- Material de oficina, herramientas pequeñas, software y licencias, el dominio y el alojamiento web.
- Publicidad: anuncios en Google o redes, tarjetas, la web.
- Formación relacionada con lo que haces.
- Seguros de la actividad: responsabilidad civil, el seguro del local.
- Comisiones bancarias de la cuenta que usas para el negocio e intereses de préstamos pedidos para la actividad.
- Mercancía y materias primas que vendes o transformas.
- Subcontratas: otros autónomos o empresas que hacen parte del trabajo.
Los ordenadores, muebles, máquinas o furgonetas de más de 300 € tienen un tratamiento distinto. No se deducen enteros el día que los compras: se amortizan, es decir, se reparte el gasto en varios años según su vida útil. El IVA, en cambio, sí se deduce entero en el trimestre de la compra.
¿Qué gastos tienen límites o reglas especiales?
Son gastos a medio camino entre lo personal y lo profesional, y por eso Hacienda los mira con más cuidado.
Suministros si trabajas desde casa
Si tu despacho está en tu vivienda y lo tienes comunicado a Hacienda como afecto a la actividad, puedes deducirte una parte de la luz, el agua, el gas y el internet. En el IRPF la regla es el 30 % de la proporción que representan los metros de trabajo sobre el total de la casa. Para el IVA, lo habitual es aplicar la proporción de metros sin ese 30 %, aunque aquí cada gestoría tiene su criterio y lo sensato es seguir el suyo.
Un ejemplo con Lucía, informática que trabaja en casa. Su piso tiene 90 m² y el despacho, 15 m²: un 16,67 %.
| Factura de la luz (base 80 €, IVA 16,80 €) | Cálculo | Deducible |
|---|---|---|
| IVA deducible | 16,80 € × 16,67 % | 2,80 € |
| Gasto en el IRPF | 80 € × 16,67 % × 30 % | 4,00 € |
Es poco dinero por factura, pero son doce al año por cada suministro. Y si no tienes el despacho declarado como afecto (en tu alta censal), no hay deducción posible.
El coche
Es el gasto que más se revisa en las comprobaciones. En el IVA, Hacienda presume que un turismo se usa al 50 % para la actividad, así que puedes deducir la mitad del IVA de la compra, el combustible, los talleres o el parking. En el IRPF es mucho más estricto: solo es gasto si el coche se usa exclusivamente para la actividad, con excepciones como los comerciales, el transporte de mercancías o las autoescuelas. Para la mayoría de autónomos, el coche particular que también se usa para visitar clientes no es gasto en el IRPF. Las furgonetas y vehículos comerciales tienen más margen, pero también hay que poder demostrar el uso.
Comidas y viajes
Las dietas de manutención se pueden deducir cuando comes fuera por trabajo, pagando con tarjeta o medio electrónico en un restaurante, y con los límites diarios que marca el reglamento del IRPF. Hacienda no exige salir de tu municipio, pero sí que puedas demostrar que esa comida fue por la actividad: el menú de un día normal de trabajo, sin más, no basta. Los viajes (tren, avión, hotel) son deducibles si están justificados por la actividad: una feria, la visita a un cliente.
Seguro de salud
Las primas de un seguro médico privado son deducibles con un límite de 500 € al año por persona (tú, tu cónyuge y tus hijos menores de 25 que vivan contigo), y 1.500 € si hay discapacidad.
¿Qué no es deducible?
- Las multas y sanciones, incluidas las de tráfico aunque fueras trabajando.
- El propio IRPF y los recargos de Hacienda.
- La ropa que puedes usar fuera del trabajo. Un uniforme o un equipo de protección, sí.
- Gastos personales: el supermercado, las vacaciones, el gimnasio, el móvil de la familia.
- Los donativos no son gasto: dan derecho a una deducción en la renta, que es otra cosa.
- Gastos sin factura o con un ticket sin tus datos, al menos en lo que toca al IVA: un ticket (factura simplificada) sin tu nombre y NIF no te permite deducir el IVA.
Una prueba sencilla: si mañana te piden justificar ese gasto, ¿podrías explicar en una frase para qué lo necesitaba el negocio y enseñar la factura a tu nombre? Si dudas, déjalo fuera. Aun así, en la práctica se pierde más dinero por facturas que nunca se pidieron que por gastos dudosos rechazados.
Cómo se hace en FactuHub
Los gastos se apuntan en Compras → Facturas recibidas, en la pestaña Gastos (servicios y suministros) o en Mercancía (lo que compras para vender). Arriba tienes lo pendiente de pago, lo vencido y lo que vence este mes, y debajo de los filtros, el total y el IVA deducible de lo que estás viendo.
Al pulsar Nuevo gasto se abre el formulario. Lo que más importa para que el gasto cuente bien es esto:
- Si es un ticket sin tu nombre ni NIF, marca Ticket sin mis datos (IVA no deducible). Su IVA no entra en el 303 y todo el importe va como gasto.
- Elige el Tipo de gasto. En alquiler, servicios profesionales y asesoría se propone la retención habitual (19 % o 15 %).
- Abre Opciones fiscales si el gasto es de uso mixto. En % afecto a la actividad pones la parte del IVA deducible y, si para el IRPF es otra, la escribes en IRPF (si es distinto). Para la luz de Lucía serían 16,67 en el IVA y 5 en el IRPF.
- Si es un ordenador, un mueble o una máquina de más de 300 €, indícalo en ¿Es inmovilizado? para que se amortice en lugar de contar entero.
Con el combustible, la app te recuerda la presunción del 50 % para el IVA de un turismo de uso mixto y que en el IRPF solo es gasto si el uso es exclusivo, con un enlace para aplicarlo en un clic. Si el proveedor tiene un porcentaje guardado en su ficha (tu compañía de luz, por ejemplo), se pone solo cada vez.
Si acumulas tickets y PDF, el botón Importar con IA los lee por ti: subes las fotos, revisas lo que ha leído y los insertas. Gasta créditos de IA (uno por página) y marca como no deducible el IVA de los tickets que no llevan tus datos.
Lo que apuntas aquí pasa directo a tus impuestos: el IVA soportado al modelo 303 y el gasto al 130. En el modelo 130 ves los ingresos del año, los gastos deducibles ya con sus porcentajes aplicados y el rendimiento neto sobre el que se calcula el pago fraccionado.
Si quieres ver cómo cambia el pago de un trimestre con más o menos gastos, tienes la explicación del cálculo del modelo 130, un ejemplo de 130 con gastos altos y la calculadora de IVA e IRPF. Todo lo que la app hace con las compras está resumido en gastos y compras.
Un gasto con el porcentaje bien puesto se aplica igual en el 303, en el 130 y en la renta.
En FactuHub guardas el porcentaje afecto en la ficha del proveedor una vez y se aplica solo en cada factura. Si subes tickets en tanda con la lectura por IA y se te acaban los créditos, hay packs que se compran aparte; los tienes en precios.
Cómo no perder gastos por el camino
- Pide siempre factura completa con tu nombre y NIF, también en gasolineras, ferreterías y tiendas online. Casi todas la emiten si se lo pides.
- Apunta los gastos cada semana, no en el día 19 del mes de la declaración. Los que se apuntan tarde son los que se olvidan.
- Usa una cuenta bancaria solo para el negocio. Al conciliar los movimientos verás qué pagos no tienen factura.
- Guarda las facturas al menos cuatro años, que es el plazo en el que Hacienda puede revisarlas.
- Ante un gasto dudoso (un móvil compartido, un viaje que mezcla ocio y trabajo), pregunta antes a tu gestoría y aplica un porcentaje que puedas defender.
Preguntas frecuentes
¿Puedo deducirme el móvil si también lo uso para cosas personales?
Sí, pero solo la parte que uses para la actividad. Lo habitual es aplicar un porcentaje razonable, que puedas explicar, tanto al IVA como al gasto del IRPF. Si tienes una línea solo para el trabajo, a tu nombre, todo es más fácil de defender. Un 100 % en el único móvil que tienes es lo que más se discute en una comprobación.
¿Cuánto me puedo deducir en comidas como autónomo?
Con los límites del reglamento del IRPF: 26,67 € al día en España y 48,08 € en el extranjero, o 53,34 € y 91,35 € si duermes fuera. La comida tiene que ser por trabajo, en un restaurante u hotel y pagada con tarjeta u otro medio electrónico, y tienes que poder demostrar su relación con la actividad. Guarda la factura con tus datos.
¿Qué pasa si me deduzco un gasto que Hacienda no acepta?
En una comprobación, Hacienda quita el gasto, recalcula el impuesto y te reclama la diferencia con intereses de demora. Si entiende que no tenías motivo razonable para deducirlo, puede añadir una sanción. Por eso, con los gastos dudosos, es mejor aplicar un porcentaje prudente y tener a mano la factura y una explicación de para qué lo usas.
Los gastos mal apuntados son dinero que pagas de más en el 130, en el 303 y en la renta. Si quieres llevarlos con sus porcentajes desde el primer ticket, abre una cuenta de prueba: son 30 días sin pagar nada.
Factura conforme a VERI*FACTU sin pensar en ello
Gratis hasta 10 facturas al mes. Sin tarjeta.
