Envíos en cola: qué significa que una factura esté «en cola» y cuándo preocuparse

Una factura en cola ya está emitida, numerada y firmada con su huella, pero su registro todavía no ha llegado a la Agencia Tributaria. El programa intentó enviarlo, no pudo en ese momento y lo volverá a intentar por su cuenta. Casi siempre se arregla sin que hagas nada: la AEAT estaba saturada, se cortó la conexión o su servicio estaba en mantenimiento.

La factura es válida desde que la emites, así que puedes mandarla al cliente y cobrarla como cualquier otra. Lo que queda pendiente es la comunicación del registro de facturación a Hacienda, y eso es lo que gestiona la cola.

Por qué una factura se queda en cola

Con VERI*FACTU, cada vez que emites una factura el programa genera un registro (con los datos de la factura y la huella que la encadena con la anterior) y lo manda a la AEAT por un servicio web. Si la respuesta es correcta, la factura queda registrada y la AEAT devuelve un código seguro de verificación (CSV) como justificante. Si algo falla por el camino, el registro no se pierde: se guarda y se reintenta.

Cuando una factura se queda esperando, suele ser por uno de estos motivos:

• El servicio de la AEAT no responde o tarda demasiado. Pasa en horas punta y, sobre todo, en los últimos días de cada plazo, cuando media España está presentando impuestos.
• Un corte de conexión o una parada técnica, del lado de Hacienda o del proveedor.
• Falta la autorización para enviar en tu nombre. Si no has dado de alta el apoderamiento en la sede de la AEAT, o ha caducado, el programa no puede presentar tus registros. Qué hacer en ese caso lo explicamos en si caduca o te revocan el apoderamiento.
• Hay una factura anterior pendiente. Como cada registro lleva la huella del anterior, se envían por orden. Si la factura 41 está en cola, la 42 espera detrás de ella para no romper la cadena.

Un caso distinto es el rechazo. Si la AEAT recibe el registro y lo rechaza (un NIF que no existe, un dato mal formado), reenviarlo igual no sirve de nada. Eso ya no es una factura en cola, sino una factura que hay que subsanar.

Qué dice la normativa si el envío no sale a la primera

El reglamento de los sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023) y la Orden HAC/1177/2024 exigen que, en la modalidad VERI*FACTU, los registros se remitan a la AEAT de forma automática y en el momento de expedir la factura. La propia normativa contempla que puede haber incidencias técnicas: en ese caso, los registros pendientes se tienen que enviar en cuanto se resuelvan, en el orden en que se generaron.

Traducido: que una factura se quede unas horas en cola por un problema técnico no es un incumplimiento. Lo que no puede pasar es que el programa se olvide de ella, la envíe desordenada o te deje modificarla mientras tanto. Por eso la factura queda bloqueada desde que se emite y la cola respeta el orden de la cadena.

Recuerda las fechas: la modalidad VERI*FACTU es obligatoria desde el 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para el resto, autónomos incluidos. Si la activas antes de forma voluntaria, todo esto ya te aplica. Lo explicamos con más calma en el calendario de VERI*FACTU.

Cómo funcionan los reintentos en FactuHub

Al emitir, FactuHub intenta el envío en el momento. Si no lo consigue, te lo dice con un mensaje («No se ha podido enviar a la AEAT ahora; se reintentará automáticamente») y la factura entra en la cola. A partir de ahí, un proceso automático revisa la cola cada media hora y vuelve a intentarlo con esperas cada vez más largas: a los 5 minutos, a los 15, a la hora, a las 4 horas y a las 12 horas. Son cinco intentos repartidos a lo largo de un día. Para una caída normal del servicio de la AEAT, sobra.

Cuando la AEAT pide esperar un tiempo entre envíos, el sistema lo respeta antes de mandar el siguiente. Y si el problema es que falta la autorización, la factura sigue esperando sin gastar intentos: cuando la autorización esté validada, se envía.

Si después de los cinco intentos la factura sigue sin llegar, o si la AEAT la rechaza, te llega un email con el número de factura, la fecha, el importe y el error. Si tienes instalada la aplicación en el móvil y has activado los avisos, el resumen de las 9:00 incluye también las facturas que siguen sin enviar a la AEAT.

Dónde se ve

En Ventas → Facturas, cuando envías tus facturas a la AEAT, aparece una tarjeta «Sin enviar a la AEAT» si hay alguna pendiente. Al pulsarla, el listado se filtra y ves cuáles son. El candado junto al número indica que la factura está emitida y ya no se puede modificar.

Para varias facturas a la vez, márcalas en el listado y usa Reenviar a la AEAT en la barra de abajo. Se envían en orden de emisión; si la AEAT sigue sin responder, vuelven a la cola.

Dentro de cada factura, el bloque del registro indica si ya está «Registrada en Hacienda», con la fecha y la hora. Si no lo está, en el menú Más tienes Reintentar envío a la AEAT, y si la AEAT la rechazó, Subsanar en la AEAT. Más abajo, el historial de envíos de esa factura enseña cada intento con el código de respuesta de la AEAT y, cuando se acepta, el CSV.

En Mi negocio → VERI*FACTU ves si el envío está activo, desde cuándo es obligatorio para ti y el estado de tu autorización. El botón Historial de envíos reúne todos los registros que ha recibido la AEAT, con su estado y su justificante.

Factura en cola: cuándo hay que preocuparse

Si lleva unos minutos o unas horas en cola, sin más, déjala. Hay cuatro situaciones en las que sí te toca hacer algo:

• Te ha llegado el email de error. Abre la factura, lee el motivo en su historial de envíos y decide: si es un fallo técnico que ya se ha resuelto, pulsa Reintentar envío a la AEAT; si es un rechazo, corrige el dato y usa Subsanar en la AEAT.
• Todas tus facturas nuevas se quedan en cola. Casi siempre es la autorización: revisa en VERI*FACTU que siga validada. Un apoderamiento caducado o revocado bloquea todos los envíos. Si aún no lo has dado de alta, tienes los pasos en cómo dar de alta el apoderamiento.
• Una factura antigua sigue pendiente y detrás se acumulan otras. Mientras la primera no salga, las siguientes esperan. Resuelve esa y el resto se envía sola en la siguiente pasada.
• Se acerca el cierre del trimestre. Antes de preparar el 303, mira que la tarjeta de pendientes esté a cero. No cambia el cálculo del IVA, pero es mejor cerrar el trimestre con todo registrado.

Si tu cliente escanea el QR de una factura que todavía está en cola, puede que la consulta en la sede no la encuentre. En cuanto el registro llegue, la verificación funcionará, y no hace falta volver a emitirla ni mandarle otra. Cómo comprueba tu cliente ese código lo tienes en el artículo sobre el QR de las facturas VERI*FACTU.

Lo que no debes hacer

No anules ni dupliques una factura porque está en cola. La factura ya existe, tiene número y huella, y repetirla solo crea un problema de numeración y un registro de más. Tampoco cambies de programa con facturas pendientes de envío sin dejarlas resueltas: la cadena de huellas empieza y termina en el sistema que las generó.

Si quieres entender qué pasa por debajo de todo esto, tienes los requisitos técnicos del reglamento explicados sin jerga, y en la página de facturación verás cómo encaja con el resto del programa.

Preguntas frecuentes

¿La factura en cola lleva ya su código QR?

Sí. El QR se genera al emitir la factura, con su NIF, número, fecha e importe, y no depende de que la AEAT haya contestado. Por eso puedes mandar el PDF al cliente aunque el registro siga esperando. Lo único que cambia es que, hasta que el envío se complete, la consulta del QR en la sede puede no encontrarla.

¿Qué es el CSV que aparece cuando la AEAT acepta la factura?

Es el código seguro de verificación, el justificante que devuelve la AEAT cuando recibe y acepta un registro de facturación. Sirve para demostrar que ese registro llegó a Hacienda. En FactuHub lo ves en el historial de envíos de cada factura y en el historial general de VERI*FACTU.

¿En la modalidad no VERI*FACTU también hay facturas en cola?

No de la misma forma. En la modalidad no VERI*FACTU los registros no se mandan a la AEAT al emitir: se guardan firmados en el sistema y solo se entregan si Hacienda los pide. Así que no hay envío pendiente ni reintentos. La contrapartida es que el sistema tiene que cumplir más requisitos de conservación y firma de los registros.

Si prefieres que la cola, los reintentos y los avisos los gestione el programa, puedes probar FactuHub 30 días gratis con tus propias facturas.