Qué pasa si caduca o te revocan el apoderamiento de VERI*FACTU

Para que tu programa de facturación envíe tus registros a la AEAT en modalidad VERI*FACTU necesita un apoderamiento inscrito en el Registro de Apoderamientos. Si ese poder deja de estar vigente, el programa pierde la autorización y los envíos dejan de llegar a Hacienda. Tus facturas siguen existiendo, pero se quedan sin comunicar.

Los motivos habituales son pocos, y cada uno se resuelve de forma algo distinta.

Por qué un apoderamiento deja de estar vigente

Llega su fecha de fin

Cuando das de alta un poder, en el registro queda anotada la fecha hasta la que está vigente. Así lo prevé la Resolución de 18 de mayo de 2010 de la AEAT, que regula el registro. Si al hacer el trámite pusiste una fecha cercana, el poder caduca ese día, y es fácil que no lo recuerdes.

Lo revocas tú

A veces es deliberado, porque cambias de programa. Otras veces es un despiste: haces limpieza de poderes antiguos en la sede, o tu gestoría revisa tus apoderamientos y da de baja uno que no reconoce. La revocación surte efecto desde que se comunica a la AEAT, así que el corte es inmediato.

Renuncia el apoderado

También quien recibe el poder puede renunciar a él, por ejemplo si dejas de ser cliente de ese servicio. La resolución le obliga a comunicártelo antes de forma fehaciente, y hasta entonces la renuncia no produce la baja. Si recibes un aviso así, no lo archives sin leer.

Qué pasa con tus facturas mientras tanto

Las facturas que emites siguen siendo válidas. Tu programa sigue generando el registro de cada una con su huella encadenada a la anterior. Lo único que falla es el envío a la AEAT, porque tu programa ya no está autorizado a hacerlo en tu nombre.

Esto importa porque la responsabilidad no se traslada al programa. La AEAT lo deja claro en sus preguntas frecuentes: delegar el envío en un tercero no exime al obligado a expedir facturas de la responsabilidad de cumplir. Si los registros no llegan, el problema es tuyo.

Además, si ya trabajas en modalidad VERI*FACTU, no puedes simplemente dejar de enviar. El artículo 16.5 del Real Decreto 1007/2023 dice que quien empieza a remitir registros de forma sistemática mantiene esa opción, al menos, hasta el final del año natural. Los registros que se quedaron por el camino tienen que acabar llegando a la AEAT. Si quieres repasar qué supone cada modalidad, lo contamos en VERI*FACTU o no VERI*FACTU: diferencias.

Un ejemplo de cómo se complica

Caso inventado. Un electricista autónomo dio de alta su poder con fecha de fin el 30 de septiembre. El 1 de octubre sigue facturando como siempre: diez facturas en dos semanas. Ninguna llega a la AEAT, y él no mira el estado de los envíos. El día 16, un cliente escanea el QR de una factura y le sale como no encontrada. Hasta ese momento no se entera.

Si su programa le hubiera avisado el día 1, habría renovado el poder en diez minutos y solo habría tenido una factura pendiente. Con dos semanas de retraso, tiene diez registros por enviar y un cliente con dudas.

Cómo detectarlo a tiempo

• Revisa tus poderes en la sede. En el trámite de apoderamientos de la AEAT tienes la opción «Consulta, prórroga y revocación de apoderamientos otorgados», donde ves la fecha de fin de cada uno.
• Mira el estado de los envíos. Si tu programa muestra la respuesta de la AEAT en cada factura, un rechazo por falta de poder se ve enseguida.
• Guarda el justificante del alta. Te sirve para saber qué fecha de vigencia pusiste.

En FactuHub te avisamos en cuanto la AEAT revoca el apoderamiento, y en cada factura ves el estado del envío y el código de respuesta, además del historial de envíos.

Cómo solucionarlo

Depende de en qué punto estés:

• Si el poder está a punto de caducar, prorrógalo desde la misma opción de consulta de la sede. Es lo más rápido y no cambia nada en tu programa.
• Si ya ha caducado o se ha revocado, da de alta uno nuevo a favor del mismo NIF, con el trámite específico de «Sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU». Tienes el recorrido completo en nuestra guía del apoderamiento paso a paso.
• Después, confirma en tu programa que el poder vuelve a estar activo y comprueba en el historial que no queda ninguna factura con el envío pendiente o rechazado.

Al dar de alta el nuevo poder, fíjate en la fecha de fin de vigencia. Ponla lejana o anótala en tu calendario con un mes de margen, para renovarlo antes de que venza.

Si te han revocado el poder sin que tú lo pidieras, pregunta a tu gestoría antes de volver a darlo de alta. Puede que haya un motivo, como un cambio de programa del que no te han informado. Tienes más detalle sobre los avisos y el control de envíos en la página de características.