Antes, si una factura salía mal, mucha gente la borraba y reutilizaba el número. Con VERI*FACTU eso ya no funciona: cada factura emitida deja un registro encadenado, y si se envió a la AEAT, allí sigue. Para dejar sin efecto una factura que nunca debió existir está el registro de anulación. Lo que pasa es que su uso es mucho más limitado de lo que parece.
Qué hace un registro de anulación
El artículo 11 del Reglamento de sistemas informáticos de facturación (Real Decreto 1007/2023) prevé este registro «cuando se haya emitido erróneamente una factura». Identifica la factura afectada (número, serie y fecha) y se encadena igual que cualquier otro registro.
La AEAT explica en sus preguntas para desarrolladores que, con la anulación, se deshace tanto la expedición de la factura como su registro de alta, de modo que la factura no tiene efecto fiscal ni en los libros registro ni en las autoliquidaciones. Eso sí, nada se borra. El registro de alta original y el de anulación se conservan (o se envían, si trabajas en modalidad VERI*FACTU) y ambos siguen apareciendo en tus listados.
Cuándo se puede anular
La anulación está pensada para facturas que no responden a una operación real. Algunos ejemplos:
- Una factura de prueba emitida con el programa ya en producción.
- Una factura duplicada: le cobras dos veces el mismo servicio al mismo cliente por error.
- Una factura hecha al cliente equivocado que todavía no le has entregado.
Sobre este último caso la AEAT añade un detalle práctico: si la factura errónea no ha llegado al cliente, es más fácil considerarla una expedición fallida que se puede anular. Después emites una factura nueva, con su propio número, al cliente correcto.
La propia Agencia insiste en que la anulación y la subsanación deben ser casos muy excepcionales y usarse con prudencia.
Cuándo no se puede anular
Si la operación existió de verdad, la factura no se anula aunque luego cambie algo. Con carácter general, las facturas que responden a operaciones realmente efectuadas no pueden anularse. Estos casos van por rectificativa:
- El cliente te devuelve parte del pedido.
- Le concedes un descuento después de facturar.
- Pusiste un tipo de IVA equivocado o un importe incorrecto.
- El cliente no paga y quieres recuperar el IVA por impago.
Tienes todo el procedimiento en cómo hacer una factura rectificativa con VERI*FACTU. Y si lo que está mal es un dato del registro que no obliga a rectificar la factura (por ejemplo, un NIF mal escrito que ha provocado un rechazo), lo que toca es subsanar, como se explica en qué hacer si la AEAT rechaza un registro de facturación.
El número de una factura anulada no se reutiliza
Este error es muy habitual. Anulas la factura 0045 y haces la buena con el mismo número para no dejar un hueco. La AEAT la rechaza con el código 3000, «Registro de facturación duplicado», porque ya tiene un registro con ese número, serie y fecha.
La AEAT lo deja claro en sus preguntas frecuentes: las facturas emitidas, aunque sean erróneas, se mantienen con su numeración aunque después se anulen y se sustituyan. La factura correcta lleva el siguiente número libre. El hueco aparente en la serie queda explicado porque la factura anulada sigue en tus listados junto a su registro de anulación.
Borrador, factura emitida y factura enviada
Mientras una factura está en borrador no existe todavía ningún registro, y puedes corregirla o eliminarla sin más. El registro nace cuando la emites. A partir de ahí, cualquier corrección deja rastro.
Por eso compensa revisar el borrador antes de pulsar «emitir»: nombre y NIF del cliente, conceptos, tipo de IVA y retención. Un minuto de revisión te ahorra una anulación o una rectificativa.
Cómo se anula en FactuHub
En FactuHub, mientras la factura sigue en borrador no tiene registro, así que no hace falta anular nada: eliminas el borrador. Si ya se emitió y se envió, puedes anular su registro desde la propia factura. La app te pide el motivo, genera el registro de anulación y la factura queda marcada como «anulada», sin desaparecer del listado. Tienes esta y otras funciones en la página de características.
No hay un plazo máximo para anular, pero la AEAT pide hacerlo en cuanto detectes el error. Antes de pulsar el botón, hazte una pregunta: ¿hubo una venta o un servicio real detrás de esta factura? Si la respuesta es sí, lo tuyo es una rectificativa. Y si ya enviaste la factura al cliente, avísale para que no la contabilice.
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