Emites una factura, tu programa envía el registro a Hacienda y, en vez de la marca verde, aparece «rechazado» junto a un número de cuatro cifras. Asusta un poco, pero la mayoría de rechazos se deben a un dato mal escrito o a un permiso que falta, y se arreglan en pocos minutos si sabes leer la respuesta.
Cómo responde la AEAT a cada envío
Cada vez que tu programa manda registros a la Agencia Tributaria, recibe una respuesta con dos niveles. Uno global, para el envío completo (aceptación completa, aceptación parcial o rechazo completo), y otro para cada registro, que puede quedar en uno de estos estados:
- Aceptado: el registro ha pasado todas las validaciones y consta en la AEAT. No tienes que hacer nada.
- Aceptado con errores: la AEAT lo guarda, pero ha detectado algo que tienes que subsanar. Por ejemplo, un NIF de cliente que no figura en el censo o unos importes que no cuadran.
- Rechazado: el registro no entra en los sistemas de la AEAT (solo queda constancia del rechazo). Hay que volver a enviarlo corregido.
Así lo explica la propia Agencia en su documento de validaciones y errores de VERI*FACTU, que es la referencia que siguen todos los programas.
Qué te dice el código de error
La AEAT publica una lista de códigos agrupada por el efecto que producen. Por la primera cifra ya te puedes hacer una idea de lo que ha pasado:
- Códigos 4xxx: rechazan el envío entero. Suelen apuntar a la cabecera, al certificado o a los permisos, no a una factura concreta.
- Códigos 1xxx y 3xxx: rechazan esa factura, pero el resto de registros del mismo envío se procesan.
- Códigos 2xxx: el registro se acepta con errores y queda pendiente de subsanar.
Algunos de los que más se ven:
| Código | Texto de la AEAT | Qué suele significar |
|---|---|---|
| 4112 | El titular del certificado debe ser Obligado Emisión, Colaborador Social, Apoderado o Sucesor. | Quien envía no tiene permiso para hacerlo en tu nombre. |
| 1109 | El NIF no está identificado en el censo de la AEAT. | Un NIF mal escrito o que no coincide con el nombre. |
| 3000 | Registro de facturación duplicado. | Ya existe un registro con ese número de factura. |
| 2001 | El NIF del bloque Destinatarios no está identificado en el censo de la AEAT. | El NIF de tu cliente no figura en el censo. |
| 2005 | El campo ImporteTotal tiene un valor incorrecto (…) | La suma de base, cuota y recargo no coincide con el total. |
La lista la actualiza la AEAT de vez en cuando, así que fíate siempre del texto que acompaña al código en la respuesta.
Las causas más habituales y cómo arreglarlas
Datos del cliente mal escritos
Es lo más frecuente. Una letra cambiada en el NIF o una razón social que no coincide con la que tiene Hacienda. Pide a tu cliente sus datos fiscales exactos, corrígelos en su ficha y vuelve a enviar el registro de esa factura.
Falta el apoderamiento o ha dejado de valer
Si el error habla del titular del certificado o de los apoderamientos, el problema está en el permiso que autoriza a tu programa a enviar por ti. Revisa que lo diste al NIF correcto siguiendo los pasos del alta del apoderamiento y que sigue vigente. Si te lo han revocado, en este artículo sobre apoderamientos caducados o revocados tienes qué hacer.
Número de factura repetido
Cada registro se identifica por el emisor, la serie y número y la fecha de expedición. Si reutilizas el número de una factura ya enviada (por ejemplo, de una «de prueba»), la AEAT responde con el 3000. La AEAT lo aclara en sus preguntas para desarrolladores: con VERI*FACTU ya no se puede reaprovechar la numeración de una factura expedida. La nueva factura necesita su propio número.
Importes que no cuadran
Suele pasar con redondeos hechos línea a línea que no coinciden con el total. Si el error es de cálculo en el registro, se corrige y se vuelve a enviar.
Cómo se corrige un registro rechazado
Aquí hay un matiz que conviene entender. La factura ya está expedida; lo que ha fallado es su registro. El camino depende de dónde está el error:
- Si el fallo está en datos del registro que se pueden corregir sin tocar la factura según el reglamento de facturación, se hace una subsanación: se envía un nuevo registro de alta con el mismo número y fecha de factura y los datos correctos. Cuando el original fue rechazado, ese registro va marcado como subsanación «por rechazo previo», porque en la AEAT no existe ningún registro anterior.
- Si el error exige corregir la factura (un tipo de IVA equivocado, por ejemplo), el reglamento obliga a emitir una factura rectificativa.
- Si la factura nunca debió existir, se anula su registro.
No hay un plazo máximo fijado para subsanar, pero la AEAT pide hacerlo en cuanto sea posible. Mejor no dejarlo acumularse hasta el cierre del trimestre.
Un rechazo no es un fallo de conexión
Si no llega ninguna respuesta porque se ha caído internet o la sede de la AEAT no está disponible, el registro no se ha rechazado: simplemente no se ha podido enviar. En ese caso el programa tiene que reintentarlo hasta obtener respuesta, y según las preguntas frecuentes de la AEAT puedes seguir facturando con normalidad mientras tanto.
Cómo lo ves en FactuHub
En FactuHub cada factura muestra el estado de su envío y el código de respuesta de la AEAT, y tienes el historial de envíos para ver qué pasó y cuándo. Desde la propia factura puedes subsanar el registro con los datos corregidos, y si la AEAT revoca tu apoderamiento te avisamos al momento. El orden de la cadena de registros se mantiene aunque haya envíos en cola. Tienes el detalle en la página de características.
Cuando veas un rechazo, copia el código y el texto completo antes de tocar nada. Si es un 4xxx, mira primero el apoderamiento; si es un 1xxx, revisa la ficha del cliente de esa factura. En la mayoría de casos no hace falta ir más allá.
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