Muchos autónomos hacen sus facturas con una plantilla de Word o una hoja de Excel que copian, cambian el número y guardan en PDF. Con la llegada de VERI*FACTU, la duda es lógica: ¿vale todavía esa plantilla o hay que cambiar de sistema?
La respuesta corta es que depende de para qué uses la hoja. La propia Agencia Tributaria lo ha aclarado, y el criterio es más fino de lo que suele contarse.
Lo que dice la AEAT sobre Excel y Word
En sus preguntas frecuentes sobre el ámbito de aplicación, la AEAT dice que el reglamento de los sistemas de facturación no te afecta si usas un procesador de textos o una hoja de cálculo solo para tres cosas: introducir los datos de la factura, expedirla e imprimirla, y conservar la información.
En cambio, sí se considera un sistema informático de facturación, con todas sus obligaciones, si además usas ese programa para procesar la información y generar directamente los libros registro de IVA o de IRPF, la contabilidad o cualquier otro resultado que utilices para cumplir con Hacienda.
La AEAT pone un ejemplo muy concreto. Un Excel con un simple listado de facturas emitidas, con sumas o fórmulas, no está afectado. Un Excel con una macro programada para generar el libro registro de facturas expedidas, sí.
Dónde está la línea en la práctica
Piensa en cómo trabajas tú. Estos serían algunos casos, siempre con el criterio de la AEAT en la mano:
- Tienes una plantilla de Word, rellenas los datos a mano cada vez y guardas el PDF. Encaja en el uso que la AEAT deja fuera.
- Llevas un Excel con una pestaña de listado de facturas y una fila de totales para saber cuánto has facturado. También encaja: es un listado con sumatorios.
- Tu Excel tiene macros que numeran las facturas, montan el libro de IVA y te dan las cifras del modelo 303 listas para copiar. Aquí ya estás usando la hoja como sistema de facturación.
- Usas una plantilla «inteligente» descargada de internet que genera informes fiscales. Revisa qué hace de verdad: lo que cuenta es lo que la hoja calcula y genera, se llame como se llame.
La AEAT añade que podrá comprobar si la hoja de cálculo o el procesador de textos que usas cumple los criterios de un sistema de facturación según las capacidades y herramientas que tenga. Es decir, si te inspeccionan, se mirará el fichero.
Qué te juegas si tu Excel cuenta como sistema de facturación
Un Excel con macros no genera registros con huella encadenada ni código QR, ni envía nada a la AEAT. Si se considera sistema de facturación, no cumple el reglamento. Y el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria prevé una multa de 50.000 € por cada ejercicio a quien use un sistema que no cumple. Los detalles los tienes en nuestro repaso a las sanciones de VERI*FACTU.
El calendario ayuda: la obligación empieza el 1 de enero de 2027 para las sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto de contribuyentes, incluidos los autónomos, tras el aplazamiento del Real Decreto-ley 15/2025. Tienes margen para decidir con calma.
Aunque no te afecte VERI*FACTU, tu factura tiene que ser correcta
Quedarte fuera del reglamento no te libra de las reglas de siempre. La factura de Word tiene que llevar todos los datos obligatorios, la numeración tiene que ser correlativa y tienes que conservar las facturas. Y seguirás teniendo que llevar tus libros registro, solo que los montarás tú, a mano o con un listado sencillo.
Ahí está el coste real de seguir con Excel. Cada trimestre repites el trabajo de pasar las facturas al libro de IVA y calcular los modelos, y los errores de numeración o de tipo de IVA solo se ven cuando ya has presentado.
Si decides pasarte a un programa
Con un programa de facturación que cumple el reglamento, cada factura emitida genera su registro, se encadena con la anterior, lleva el QR y, en modalidad VERI*FACTU, se envía a la AEAT. Los libros y los modelos salen de esas mismas facturas. Si quieres ver cómo es el cambio en un caso real, tienes el ejemplo de un autónomo que digitalizó su facturación en una semana.
La AEAT también ofrece una aplicación básica de facturación gratuita en su sede, pensada para quien tiene pocas necesidades. Si facturas poco y no quieres pagar nada, échale un vistazo antes de decidir.
En FactuHub puedes importar desde Excel o CSV tus clientes, artículos y facturas anteriores, así que no tienes que empezar de cero, y el plan gratuito incluye 10 facturas al mes. Tienes más detalle en la página para autónomos.
Si todavía tienes dudas sobre tu caso, la AEAT tiene un asistente, el Informador VERI*FACTU, donde eliges tu situación en unos desplegables y te muestra los requisitos que aplican a tu sistema de facturación.
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