Cómo elegir un programa de facturación para tu gestoría

Elegir un programa de facturación para ti solo es fácil. Para una gestoría con decenas o cientos de clientes autónomos, los criterios cambian: además de que sea cómodo de usar, tienes que mirar cómo se comporta cuando la cartera crece.

Gestión de varios clientes desde una sola cuenta

El primer filtro es sencillo: ¿el programa permite que la gestoría lleve a muchos clientes con un único acceso, o hay que abrir una cuenta distinta para cada cliente?

Si para revisar la facturación de cada cliente tienes que entrar en su cuenta por separado, el programa se ha adaptado a las gestorías a la fuerza. Busca uno en el que veas el estado de todos tus clientes en un panel central, sin ir cambiando de sesión.

Permisos por niveles para la gestoría

Aquí muchas gestorías se llevan un disgusto. No todos los programas dejan controlar con detalle qué puede ver y modificar la gestoría dentro de la cuenta de un cliente.

Qué debería poder hacer la gestoría

Entrar en la facturación, revisar y generar los modelos fiscales y gestionar los clientes y proveedores del autónomo, siempre dentro de los permisos que el cliente le haya dado.

Qué debería quedar fuera de su alcance

Las contraseñas del cliente, sus datos bancarios y cualquier otra información sensible que no tenga que ver con la gestión fiscal. Si el programa da acceso a todo sin distinguir, estás asumiendo un riesgo que no hace falta, para ti y para tu cliente, en materia de protección de datos.

FactuHub, por ejemplo, da acceso de lectura y escritura a la gestión fiscal, bloquea la información sensible como contraseñas o banca y permite al cliente retirar el acceso a su gestor cuando quiera.

Coste para la gestoría y para el cliente

Este punto se suele pasar por alto y puede decidir la elección. Hay dos preguntas distintas:

• ¿Cuánto cuesta la cuenta de gestoría? Algunos programas cobran una licencia a la gestoría además de lo que paga cada cliente.
• ¿Cuánto paga cada autónomo? Y si ese precio tiene sentido para clientes que facturan poco.

Si la gestoría no paga por gestionar clientes y solo pagan los autónomos que facturan, el modelo aguanta mejor a medida que creces. Si el coste sube con el número de clientes que llevas y no con lo que factura cada uno, en una gestoría con mucha cartera puede salir caro enseguida.

Cumplimiento de VERI*FACTU desde el diseño

Hay programas que dicen cumplir la normativa pero no se diseñaron para ello. Algunas plataformas han ido poniendo parches sobre sistemas antiguos, y eso se nota: numeración que no cuadra, exportaciones incompletas o actualizaciones que llegan tarde cuando cambia la norma.

Antes de decidir, comprueba:

• Si los modelos fiscales (303, 130, 390 y, para gestorías, también 131, 111, 115, 349, 369, 190 y 180) se generan automáticamente o hay que recopilar los datos a mano.
• Si la numeración correlativa y la trazabilidad forman parte del diseño del programa o se añadieron después.
• Si el proveedor explica con claridad cómo va a adaptarse a los cambios normativos que vengan.

Soporte y facilidad de migración

Soporte cuando algo falla

Con decenas de clientes en el mismo sistema, un fallo o una duda urgente no puede esperar días. Mira qué canales de soporte ofrece el proveedor y en cuánto tiempo responde.

Migrar clientes sin perder el histórico

Si tienes clientes que ya facturan con otros programas o en Excel, tienes que poder pasarlos sin rehacerlo todo. Un programa que importa facturas y datos de clientes desde Excel o CSV te ahorra semanas de trabajo administrativo en el cambio.

Lista de comprobación antes de decidir

1. ¿Puedes gestionar clientes ilimitados desde una única cuenta de gestoría?
2. ¿Los permisos impiden el acceso a datos sensibles como contraseñas o banca?
3. ¿El cliente puede ver un historial de lo que hace la gestoría y retirarle el acceso cuando quiera?
4. ¿El alta del gestor pasa por una verificación (por ejemplo, una aprobación en 24-48 horas)?
5. ¿La cuenta de gestoría tiene coste, o solo pagan los autónomos que facturan?
6. ¿Genera automáticamente los modelos que más usa una gestoría (131, 111, 115, 349, 369, 190, 180, entre otros)?
7. ¿Permite importar clientes y facturas desde Excel o CSV?
8. ¿Cumple VERI*FACTU porque se diseñó así, o mediante un parche añadido?

Si un programa sale bien parado de estas ocho preguntas, tienes una buena base para decidir. Si falla en dos o tres, lo normal es que te dé trabajo extra conforme crezca tu cartera.

Dónde encaja FactuHub en esta comparación

FactuHub se diseñó desde el principio pensando en gestorías: clientes ilimitados desde una sola cuenta, permisos que protegen los datos sensibles del cliente, historial de auditoría visible y acceso revocable, alta de gestor con aprobación en 24-48 horas y generación automática de los modelos que necesita una gestoría, entre ellos el 131, 111, 115, 349, 369, 190 y 180. La cuenta de gestoría es gratuita y solo pagan los autónomos que facturan. Tienes todos los detalles en factuhub.com/gestores.