Si llevas una gestoría con cincuenta, cien o trescientos clientes autónomos, VERI*FACTU va a exigirte algo más que un trámite: es una migración y hay que planificarla. Ir cliente por cliente, a base de llamadas, no funciona cuando la cartera es grande.
El problema de migrar a muchos clientes a la vez
La dificultad está en el volumen. Explicarle la normativa a un cliente es fácil. Explicársela a doscientos, comprobar que cada uno tiene un sistema conforme y saber en todo momento quién está adaptado y quién no ya es otra cosa.
Sin una herramienta centralizada, acabas con:
- Emails y llamadas explicando lo mismo una y otra vez.
- Clientes que dicen «ya lo tengo» y siguen facturando en Excel.
- Ningún control sobre qué programa usa cada cliente ni si cumple.
- Horas facturables perdidas en tareas que deberían hacerse solas.
Cómo priorizar la migración
No tienes que pasar a todos los clientes el mismo día. Lo sensato es ordenarlos por riesgo y por volumen.
Primero, los que más facturan
Los clientes que emiten más facturas al mes son los que más se juegan si algo falla, y también los que más ganan automatizando pronto. Un autónomo que factura dos veces al trimestre puede esperar; uno que emite treinta facturas al mes necesita un sistema fiable ya.
Después, los de más riesgo fiscal
En el segundo grupo van los clientes con errores previos en los modelos, con actividades complejas (varios epígrafes, operaciones intracomunitarias) o que ya han recibido algún requerimiento de Hacienda.
Al final, los que ya facturan bien
Si un cliente ya usa un programa de facturación digital, aunque no sea el vuestro, el cambio es más sencillo y no corre prisa.
Cómo explicárselo a un cliente que no entiende de normativa
A la mayoría de tus clientes no les interesa el detalle técnico de VERI*FACTU. Quieren saber si les afecta, qué tienen que hacer y cuánto les va a costar.
Un mensaje corto funciona mejor que un correo técnico de dos páginas:
- Qué es: una forma de facturar nueva y obligatoria que impide manipular las facturas una vez emitidas.
- Qué tienen que hacer: usar un programa de facturación conforme a la normativa en lugar de Word, Excel o plantillas sueltas.
- Qué cambia para ellos: casi nada. Siguen facturando igual, pero desde una herramienta que ya cumple.
- Qué pasa si no lo hacen: se exponen a sanciones y a que sus facturas no se consideren válidas.
En la primera comunicación, deja fuera palabras como «hash», «sistema informático de facturación» o «trazabilidad». Tú las entiendes; tu cliente, no.
Qué cambia para la gestoría con una plataforma centralizada
Con la herramienta adecuada, el volumen deja de ser un problema. En lugar de perseguir a cada cliente para saber si se ha adaptado, con una plataforma como FactuHub gestionas a todos tus clientes autónomos desde una sola cuenta.
Todos los clientes en un mismo panel
Desde tu cuenta de gestoría puedes dar de alta clientes ilimitados y ver de un vistazo quién factura, quién tiene modelos pendientes y quién todavía no ha empezado a usar el sistema.
Permisos limitados y sin acceso a datos sensibles
La gestoría tiene acceso de lectura y escritura a la facturación, pero no puede tocar datos sensibles del cliente como contraseñas o información bancaria. Esto da confianza: el cliente sabe qué puede ver y cambiar su gestor y qué queda fuera de su alcance.
Historial de auditoría y control del cliente
Todo lo que hace la gestoría queda en un historial de auditoría que el cliente puede consultar. Y si en algún momento quiere retirarle el acceso, lo hace él mismo, sin tener que pedírselo a la gestoría.
Alta de gestor con aprobación
Un gestor no entra automáticamente en la cuenta de un cliente: el acceso pasa por una aprobación que tarda entre 24 y 48 horas, lo que añade seguridad frente a accesos no autorizados.
Un plan de migración en cuatro pasos
- Divide tu cartera por volumen de facturación y riesgo fiscal.
- Escribe a cada grupo en lenguaje llano, empezando por los prioritarios.
- Da de alta a los clientes en una plataforma centralizada desde tu cuenta de gestoría, con permisos limitados.
- Revisa cada mes el estado de todos desde el panel, en vez de ir cliente por cliente.
Así la obligación se convierte en un proceso ordenado y, a medio plazo, el despacho tiene menos trabajo manual.
Empieza sin coste para tu gestoría
FactuHub es gratis para gestorías: la cuenta de gestoría no cuesta nada y solo pagan los clientes autónomos que facturan. Gestionas a todos tus clientes desde un solo panel, con permisos limitados y registro de todo lo que se hace, sin sumar un gasto fijo al despacho. Tienes más información sobre la gestión de varios clientes en factuhub.com/gestores.
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