Requisitos técnicos del reglamento VERI*FACTU explicados

VERI*FACTU se suele explicar en términos generales —»hay que facturar de forma trazable», «Hacienda puede recibir tus facturas en tiempo real»— pero el reglamento va bastante más allá de esas frases resumen. Define requisitos técnicos concretos que debe cumplir cualquier software de facturación. Como usuario de FactuHub no necesitas entender cada detalle técnico, pero conviene saber qué hay detrás para entender por qué tu programa de facturación funciona como funciona.

Los requisitos técnicos que fija el reglamento

El Real Decreto 1007/2023 y su desarrollo en la Orden HAC/1177/2024 establecen una serie de exigencias sobre cómo deben comportarse internamente los llamados «sistemas informáticos de facturación» (SIF).

Trazabilidad de cada registro

Cada vez que se emite una factura, el sistema debe generar un «registro de facturación» con un conjunto de datos normalizados: emisor, receptor, importes, tipos de IVA, fecha y hora, entre otros. Este registro no es la factura en sí, sino una representación estructurada de sus datos esenciales que queda almacenada de forma segura.

No manipulación de registros

El sistema debe garantizar que, una vez generado un registro de facturación, no se pueda modificar ni eliminar sin dejar constancia. Esto no significa que no se puedan corregir errores: existen los mecanismos habituales de facturas rectificativas, pero siempre como un nuevo registro añadido, nunca como una alteración silenciosa del original.

Huella o hash encadenado entre facturas

Este es quizás el elemento técnico más característico del reglamento. Cada registro de facturación incorpora una huella digital (hash) calculada a partir de sus propios datos y de la huella del registro anterior. Esto crea una cadena: si alguien intentara alterar un registro ya emitido, el hash dejaría de coincidir con el de los registros posteriores, delatando la manipulación de forma matemáticamente verificable.

Es un mecanismo parecido, conceptualmente, al que usan otras tecnologías de registro encadenado: cada eslabón depende del anterior, así que romper uno rompe la cadena entera de forma detectable.

Posibilidad de envío en tiempo real a la AEAT

En la modalidad VERI*FACTU, el sistema debe poder remitir automáticamente cada registro de facturación a la sede electrónica de la Agencia Tributaria en el momento de su generación, sin intervención manual del usuario. Esto agiliza enormemente la relación con Hacienda, ya que evita tener que aportar información a posteriori en caso de requerimiento.

Código QR en la factura

Las facturas emitidas bajo la modalidad VERI*FACTU deben incluir un código QR y, en su caso, la leyenda «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o similar. Este QR permite que cualquier receptor de la factura pueda comprobar, escaneándolo, que esa factura ha sido efectivamente comunicada a Hacienda.

Declaración responsable del fabricante

Además de los requisitos técnicos internos, los desarrolladores de software de facturación deben presentar una declaración responsable en la que certifican que su producto cumple con el reglamento. Esto añade una capa adicional de control: no basta con decir que un sistema es «compatible», el fabricante asume una responsabilidad formal ante la AEAT.

Qué implica esto para el software (no para ti directamente)

Es importante subrayar algo: todos estos requisitos recaen sobre el software, no sobre la persona o empresa que lo utiliza. Como usuario de un programa de facturación:

• No tienes que calcular ningún hash ni gestionar cadenas de registros manualmente.
• No tienes que configurar el envío a la AEAT: si tu software opera en modalidad VERI*FACTU, ocurre automáticamente.
• No tienes que generar tú el código QR: se incorpora solo a cada factura emitida.
• Tu responsabilidad se limita a usar un sistema que cumpla el reglamento y a facturar con normalidad dentro de él.

Dicho de otro modo, el reglamento traslada la carga técnica a quien desarrolla el software, precisamente para que autónomos, empresas y gestorías puedan seguir centrándose en su actividad sin tener que convertirse en expertos en criptografía o normativa fiscal.

Cómo cumple FactuHub estos requisitos de forma transparente

En FactuHub hemos construido el sistema de facturación para que todos estos requisitos técnicos ocurran de forma invisible para el usuario:

• Cada factura genera automáticamente su registro de facturación encadenado, sin ninguna acción adicional por tu parte.
• El envío a la AEAT en modalidad VERI*FACTU se realiza en segundo plano, en el mismo momento en que emites la factura.
• El código QR y la leyenda correspondiente se añaden automáticamente al documento final.
• Puedes consultar en cualquier momento el estado de comunicación de cada factura con Hacienda, sin tener que buscar esa información por separado.

Para quienes necesitan integrar FactuHub con su propio sistema

No todas las empresas facturan directamente desde una interfaz web. Muchas gestorías y empresas con sistemas de gestión propios (ERP, CRM, aplicaciones a medida) necesitan que la facturación conforme a VERI*FACTU se integre en su flujo de trabajo existente, en lugar de sustituirlo por completo.

Para estos casos, FactuHub ofrece una API que permite generar registros de facturación conformes al reglamento, con toda la trazabilidad y el encadenado de hashes gestionado por nosotros, directamente desde tu propio software. Si tu empresa o tus clientes necesitan este tipo de integración, puedes consultar la documentación de nuestra API para ver cómo encaja en tu arquitectura actual.