Cómo hacer una factura electrónica siendo autónomo

Si eres autónomo y todavía haces las facturas en Word o copiando una plantilla de Excel, es momento de entender qué significa realmente «factura electrónica» y por qué no es lo mismo que guardar un PDF en una carpeta. La confusión es habitual y puede salir cara con Hacienda.

Qué debe llevar una factura electrónica válida en España

Una factura, sea en papel o electrónica, tiene que incluir una serie de datos obligatorios por normativa. No es opcional y no depende del sector: aplica a un diseñador freelance igual que a un fontanero.

Datos fiscales del emisor y del cliente

Nombre completo o razón social, NIF, y domicilio fiscal de ambas partes. Si el cliente es una empresa, necesitas su CIF y dirección completa. Sin estos datos, la factura no es válida aunque el resto esté perfecto.

Numeración correlativa

Cada factura necesita un número único y correlativo, normalmente organizado por series (por ejemplo, 2026-001, 2026-002…). No puedes saltarte números ni repetirlos, y tampoco puedes reordenar facturas ya emitidas. Es uno de los puntos donde más fallan los autónomos que facturan a mano, porque es fácil perder el hilo cuando llevas el control en una hoja de cálculo.

IVA e IRPF cuando corresponda

La base imponible, el tipo de IVA aplicado y la cuota resultante tienen que aparecer desglosados. Si eres autónomo y facturas a otra empresa o profesional, en muchos casos también debes aplicar la retención de IRPF (habitualmente el 15%, o el 7% si eres nuevo autónomo). Olvidar esa retención es un error común que después complica la declaración trimestral.

Descripción del servicio o producto

No basta con poner «servicios profesionales». Hacienda espera un concepto claro: qué se ha vendido o qué trabajo se ha realizado, con cantidad y precio unitario si aplica.

Factura electrónica no es lo mismo que un PDF

Aquí está el malentendido más extendido. Exportar un documento de Word a PDF y enviarlo por email no convierte esa factura en «electrónica» en el sentido que exige la normativa VERI*FACTU. Un PDF suelto no tiene:

• Un registro inalterable de cuándo se generó y si se modificó después.
• Una huella o hash que permita verificar que no ha sido manipulada.
• Trazabilidad automática hacia la Agencia Tributaria.
• Numeración controlada por un sistema que impida duplicados o huecos.

Con VERI*FACTU, el software de facturación debe garantizar que cada factura queda registrada de forma que Hacienda pueda verificarla, y que cualquier intento de alterarla después quede reflejado. Un archivo PDF hecho a mano no cumple ninguno de estos requisitos por sí solo.

Paso a paso para emitir una factura electrónica con un software como FactuHub

El proceso, una vez tienes una herramienta pensada para esto, es más rápido que abrir una plantilla de Word:

1. Da de alta al cliente una sola vez. Nombre, NIF y dirección se guardan y no hace falta volver a escribirlos en cada factura.
2. Crea la factura seleccionando el cliente, añadiendo las líneas de concepto, cantidad y precio.
3. Revisa el IVA y la retención de IRPF, que el sistema aplica automáticamente según el tipo de cliente y operación.
4. Emite la factura. El número correlativo se asigna solo, sin que tengas que llevar la cuenta manualmente.
5. Envíala directamente desde la plataforma o descárgala en PDF con todos los datos ya validados.

Si tienes clientes a los que facturas todos los meses lo mismo, puedes configurar facturas recurrentes para que se generen solas en la fecha que decidas, sin tener que repetir el proceso cada vez.

Errores comunes de los autónomos que facturan a mano

Después de ver cientos de casos, los fallos se repiten:

• Numeración desordenada. Facturas duplicadas, huecos en la serie o dos facturas con el mismo número por usar plantillas distintas en cada ordenador.
• Olvidar la retención de IRPF en facturas a empresas, lo que después obliga a rehacer el documento.
• No guardar copia de las facturas emitidas de forma ordenada, lo que complica la declaración trimestral cuando hay que revisar todo el trimestre a la vez.
• Calcular el IVA a mano y equivocarse en operaciones con tipos reducidos o exentas.
• No tener trazabilidad de cuándo se modificó una factura ya enviada, algo que puede ser un problema serio ante una inspección.

Todos estos errores tienen algo en común: aparecen porque el proceso depende de la memoria y la disciplina de una sola persona, sin ningún sistema que valide los datos antes de emitir.

Por qué merece la pena dar el salto ahora

VERI*FACTU no es una recomendación, es una obligación normativa que ya está en marcha, y cuanto antes adaptes tu forma de facturar, menos prisas tendrás cuando llegue tu plazo. Además del cumplimiento, ganas tiempo: no tienes que recordar la numeración, ni calcular el IVA a mano, ni buscar facturas antiguas cuando llega la declaración trimestral.

Con FactuHub puedes emitir facturas, presupuestos y albaranes sin límite, generar tus modelos trimestrales (303, 130) y anuales (390) de forma automática, e importar tus facturas antiguas desde Excel o CSV para no empezar de cero. Si quieres ver cómo funciona en detalle, puedes revisar todas las funciones en factuhub.es/caracteristicas.